Auftragsfreigabe in Minuten. IT-Unternehmen beschleunigt Prozesse dank SmartFP erheblich <\/p>\n\n
Vertr\u00e4ge, Auftr\u00e4ge, Kundenanforderungen und Arbeitsberichte – all das steht dem IT-Unternehmen VGD Technologies dank SmartFP in einem einzigen System zur Verf\u00fcgung. Dadurch konnte es viele Aktivit\u00e4ten automatisieren und andere erheblich beschleunigen, zum Beispiel durch die integrierte elektronische Unterschrift. <\/strong><\/p>\n\n VGD Technologies<\/a> \u00fcbernimmt f\u00fcr seine Kunden den Benutzersupport und die Verwaltung der IT-Systeme. Einige Dokumente wie Vertr\u00e4ge und Auftr\u00e4ge waren urspr\u00fcnglich in Ordnern auf dem Server gespeichert, w\u00e4hrend andere in Papierform aufbewahrt wurden. Das war verwirrend<\/strong> und es kam vor, dass das Unternehmen seinen Kunden die falschen Betr\u00e4ge in Rechnung stellte. <\/p>\n\n Dies war der wichtigste Ansto\u00df, um die Situation zu kl\u00e4ren. „Wir mussten unsere Dokumente in Ordnung bringen<\/strong>. Au\u00dferdem wachsen wir immer noch und ich wollte nicht, dass wir immer mehr Zeit mit Papierkram verbringen“. <\/em> sagt Martin Brabenec, Partner bei VGD Technologies. <\/p>\n\n Sie zogen mehrere Optionen in Betracht und entschieden sich schlie\u00dflich, sich an uns zu wenden. Die SmartFP-Plattform wird auch von einem der Kunden von VGD Technologies verwendet, so dass sie wussten, dass sie angepasst werden kann<\/strong>. <\/p>\n Bei VGD Technologies haben wir das System innerhalb eines Monats nach unserem ersten gemeinsamen Anruf eingef\u00fchrt. Urspr\u00fcnglich plante das IT-Unternehmen, nur Auftrags- und Vertragsdatens\u00e4tze zu verwenden, entschied sich aber sp\u00e4ter, SmartFP mit anderen Modulen zu erg\u00e4nzen<\/strong>, z. B. mit einem Helpdesk. <\/p>\n\n „Im Vergleich zu anderen Anbietern hat Gappex die Besonderheit, dass es in der Lage war, das System an unsere Prozesse<\/strong> anzupassen. Unser vorheriger Helpdesk hat uns das zum Beispiel nicht erm\u00f6glicht“. <\/em> sagt Martin Brabenec.<\/p>\n\n Seiner Meinung nach war der schwierigste<\/strong> Teil der gesamten Implementierung die Definition der Prozesse<\/strong>, die wir zur Einrichtung von SmartFP verwendet haben. „Das System kann so weit wie m\u00f6glich angepasst werden, aber der Kunde muss bestimmen, wie er sich in jeder Situation verhalten soll“,<\/em> erkl\u00e4rt Luk\u00e1\u0161 Pavl\u00edk, SmartFP-Projektleiter.<\/p>\n\n Wenn das Unternehmen \u00fcber etablierte Prozesse verf\u00fcgt, ist es ausreichend, diese zu beschreiben. Aber das hat bei VGD Technologies nicht ganz funktioniert. Ihre Agenden waren urspr\u00fcnglich nicht miteinander verkn\u00fcpft, so dass es nicht ausreichte, bestehende Prozesse zu kopieren. In der IT-Firma mussten sie zun\u00e4chst festlegen, welche Prozesse sie haben wollten, sobald alles in einem System war. <\/p>\n Zuvor arbeitete<\/strong> VGD Technologies mit Bestellungen in Papierform<\/strong>. Auf Wunsch des Kunden druckten sie eine Tabelle mit den bestellten Artikeln aus und begannen dann, die Unterschriften von den Vorgesetzten und dem Kunden einzuholen. <\/p>\n\n Nach der Einf\u00fchrung des Moduls Order Register<\/a> wurde der gesamte Prozess digitalisiert<\/strong>. Der Mitarbeiter klickt die Bestellung im System an und gibt die erforderlichen Parameter ein, z.B.: <\/p>\n\n Sobald die Bestellung gespeichert ist, sendet SmartFP sie automatisch zur Genehmigung an den zust\u00e4ndigen VGD Technologies Manager. Die Bestellung wird<\/strong> dank der Verbindung von SmartFP mit dem Signi-Dienst elektronisch unterzeichnet<\/strong>. <\/p>\n\n SmartFP sendet den genehmigten und unterzeichneten Auftrag automatisch an den Kunden, der ihn auf die gleiche Weise unterzeichnet. „Wir bearbeiten jetzt eine neue Bestellung innerhalb von Minuten und die elektronische Unterschrift ist auch f\u00fcr technisch weniger versierte Kunden einfach<\/strong>. Das macht die Umstellung auf elektronische Bestellungen zu einem gro\u00dfen Schritt nach vorn. <\/em>sagt Martin Brabenec. <\/p>\n\n Bestellungen sind mit dem Modul Kundendatens\u00e4tze verkn\u00fcpft. Es funktioniert wie ein grundlegendes CRM (Customer Relationship Management). Es listet z.B. die Kontaktpersonen des Kunden und ihre E-Mails auf, an die die Auftr\u00e4ge zur Unterschrift geschickt werden. Ein gro\u00dfer Vorteil ist, dass auch die Buchhaltungszentren des Kunden<\/strong> in das Modul eingegeben werden k\u00f6nnen. <\/p>\n\n Sobald der Mitarbeiter die Bestellung vorbereitet hat, erstellt er daraus automatisch einen Annahmebericht<\/strong> oder \u00e4ndert die Artikel manuell. Anschlie\u00dfend sendet es das Protokoll \u00fcber SmartFP an den Kunden zur \u00dcberpr\u00fcfung und elektronischen Unterschrift. <\/p>\n\n Jeder Auftrag ist au\u00dferdem mit dem entsprechenden Vertrag verkn\u00fcpft<\/strong> (Modul Vertragsregister<\/a>), der die Reihenfolge der Auftr\u00e4ge festlegt. „Wir diskutieren mit unseren Kunden immer die M\u00f6glichkeit, zus\u00e4tzliche Module zu implementieren. Wir schauen in die Zukunft und \u00fcberlegen, welche Prozesse mit der aktuellen Situation zusammenh\u00e4ngen. Wir k\u00f6nnen dann vorschlagen, welches andere Modul f\u00fcr das Unternehmen n\u00fctzlich sein k\u00f6nnte, wie in diesem Fall die Aufzeichnung von Vertr\u00e4gen in Verbindung mit der Aufzeichnung von Auftr\u00e4gen. <\/em>beschreibt Luk\u00e1\u0161 Pavl\u00edk.<\/p>\n Zuvor hatte VGD Technologies eine andere Helpdesk-Software verwendet. Die Lizenz lief jedoch aus und das Unternehmen beschloss, sie nicht mehr zu verl\u00e4ngern. Stattdessen wechselten sie zum Helpdesk in SmartFP<\/strong>. <\/p>\n\n Kunden senden ihnen Anfragen an eine bestimmte E-Mail-Adresse. SmartFP liest die Nachrichten<\/strong> und erstellt die Anfragen im System, so dass der Mitarbeiter sie nicht neu schreiben muss. Aufgaben von einigen Kunden werden automatisch einem voreingestellten L\u00f6ser zugewiesen. Andere Anfragen in SmartFP werden den Solvern manuell zugewiesen. <\/p>\n\n Einige Kunden haben auch Zugriff auf den Helpdesk<\/a> und geben ihre Anfragen direkt dort ein. Innerhalb der Anfrage kann der Techniker direkt mit dem Kunden kommunizieren<\/strong>, hat aber auch die M\u00f6glichkeit, eine interne Nachricht zu schreiben, die nur seine Kollegen sehen k\u00f6nnen. <\/p>\n Ein wichtiges Modul sind die Arbeitsnachweise. In SmartFP halten die Mitarbeiter einfach fest, wie viel Zeit sie f\u00fcr eine bestimmte Anfrage aufgewendet haben. Dadurch hat die Unternehmensleitung einen \u00dcberblick dar\u00fcber, wie viel Zeit jede Anfrage in Anspruch genommen hat<\/strong> oder welcher Kunde am meisten Zeit in Anspruch nimmt. Sie k\u00f6nnen auch sehen, wie viel Zeit pro Auftrag veranschlagt war und wie viel tats\u00e4chlich gearbeitet wurde. <\/p>\n\n „Nach dem Einsatz von SmartFP haben wir die Anzahl der<\/strong> erfassten Stunden um etwa 45% und die Anzahl der den Kunden in Rechnung gestellten Stunden um 20%<\/strong> erh\u00f6ht. Es kommt nicht mehr vor, dass Mitarbeiter an einem Projekt arbeiten und vergessen, diese Stunden in das System einzugeben. Ich sch\u00e4tze auch die Verkn\u00fcpfung der Berichte mit Auftr\u00e4gen und Vertr\u00e4gen. Wir k\u00f6nnen klar erkennen, ob wir in die vertraglich vereinbarte Pauschale passen oder ob wir zus\u00e4tzliche Stunden in Rechnung stellen m\u00fcssen. <\/em>beschreibt Martin Brabenec. <\/p>\n\n In der Vergangenheit kam es vor, dass Mitarbeiter ihre Stunden erst am Ende von Projekten meldeten oder die Daten nicht der Realit\u00e4t entsprachen.<\/p>\n Der urspr\u00fcngliche Ansto\u00df f\u00fcr VGD Technologies, die Digitalisierung einzuf\u00fchren, waren Abrechnungsfehler. Nach dem Einsatz von SmartFP treten diese nicht mehr auf. <\/p>\n\n Sie k\u00f6nnen im System ganz einfach einen Bericht erstellen<\/strong>, der z.B. Folgendes enth\u00e4lt:<\/p>\n\n Dieser wird dann an den Kunden gesendet und dient auch als Grundlage f\u00fcr die Rechnungsstellung<\/strong> im Helios Buchhaltungssystem. F\u00fcr die Zukunft ist geplant, SmartFP um eine direkte Verbindung zu Helios zu erweitern. Dadurch w\u00fcrden die Dokumente direkt an das Buchhaltungssystem gesendet und daraus automatisch eine Rechnung erstellt. <\/p>\n\n VGD Technologies verwendet in seinem SmartFP-Modulsystem die folgenden L\u00f6sungen<\/strong>:<\/p>\n\nVGD Technologies profitiert von SmartFP in dreifacher Hinsicht<\/strong><\/h2>\n
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Das erste Modul wurde innerhalb eines Monats implementiert<\/strong><\/h2>\n
Auftr\u00e4ge werden in Minutenschnelle genehmigt und elektronisch signiert<\/strong><\/h2>\n
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Beendigung der manuellen Transkription von Anfragen von Kunden<\/strong><\/h2>\n
\u00dcbersicht der geleisteten Stunden<\/strong><\/h2>\n
Rechnungsbelege mit einem Klick<\/strong><\/h2>\n
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Der Wechsel hat sich gelohnt<\/strong><\/h2>\n