{"id":5597,"date":"2024-10-28T11:49:55","date_gmt":"2024-10-28T10:49:55","guid":{"rendered":"https:\/\/smartfp.cz\/blog\/unkategorisiert\/bueros-unbegrenztes-reservierungssystem\/"},"modified":"2025-01-27T12:41:37","modified_gmt":"2025-01-27T11:41:37","slug":"bueros-unbegrenztes-reservierungssystem","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/smartfp.cz\/de\/blog\/fallstudien\/bueros-unbegrenztes-reservierungssystem\/","title":{"rendered":"B\u00fcros Unbegrenztes Reservierungssystem"},"content":{"rendered":"\n<p class=\"has-large-font-size\">Das Buchungssystem f\u00fcr die Anmietung von Besprechungsr\u00e4umen in B\u00fcrozentren ist eine gro\u00dfe Hilfe geworden. <a href=\"https:\/\/www.officesunlimited.cz\">Offices Unlimited<\/a> betreibt Serviced Offices und Coworking an drei Standorten in Prag. Jedes Zentrum bietet mehrere Besprechungsr\u00e4ume, f\u00fcr die sie ein einfaches und intuitives Buchungssystem suchten.  <\/p>\n\n<p class=\"has-medium-font-size\">Unsere SmartFP-L\u00f6sung Offices Unlimeted hat die Mieter \u00fcberzeugt, und sie k\u00f6nnen das System jetzt nutzen, um jeden Tagungsraum in jedem unserer Zentren zu buchen.<\/p>\n<h2 class=\"wp-block-heading has-x-large-font-size\" style=\"padding-top:15px\" id=\"ansatzpunkte-fuer-die-zusammenarbeit\"><strong>Ansatzpunkte f\u00fcr die Zusammenarbeit<\/strong><\/h2>\n<p class=\"has-medium-font-size\">&#8222;Wir haben Besprechungsr\u00e4ume durch direkten Kontakt zwischen dem Mieter und der Empfangsdame gebucht, was seine Grenzen hat, insbesondere in Situationen, in denen der Mieter einen Kunden am Telefon hat und online sehen muss, wann der Besprechungsraum verf\u00fcgbar ist.&#8220; Marie Kantorov\u00e1, B\u00fcroleiterin bei Offices Unlimited, beschreibt die Situation vor der Zusammenarbeit mit Gappex. &#8222;Wir legen gro\u00dfen Wert auf den pers\u00f6nlichen Kontakt mit unseren Mietern, aber wir waren uns bewusst, dass die Digitalisierung im Jahr 2022 ein Muss f\u00fcr genau diesen Prozess ist.&#8220;<\/p>\n<h2 class=\"wp-block-heading has-x-large-font-size\" style=\"padding-top:15px\" id=\"kurz-ueber-offices-unlimited\"><strong>Kurz \u00fcber Offices Unlimited<\/strong><\/h2>\n<p class=\"has-medium-font-size\">Offices Unlimited bietet ein flexibles Konzept voll m\u00f6blierter B\u00fcroeinheiten mit flexiblen Mietbedingungen, die ideal f\u00fcr diejenigen sind, die ein m\u00f6bliertes B\u00fcro oder Coworking Space ohne langfristige Verpflichtungen suchen. Die Nutzer von Gemeinschaftsb\u00fcros profitieren sowohl von geschlossenen B\u00fcros als auch von gemeinsam genutzten R\u00e4umen wie z.B. Besprechungszimmern. Offices Unlimited ist seit sechs Jahren im Gesch\u00e4ft. Im November 2021 wurden die R\u00e4umlichkeiten um ein neues Geb\u00e4ude mit sieben zus\u00e4tzlichen Besprechungsr\u00e4umen erweitert. Mieter, die einen Vertrag mit Offices Unlimited haben, k\u00f6nnen die gemeinsam genutzten R\u00e4ume in allen drei Geb\u00e4uden in Prag nutzen. Dies war der Ansto\u00df, der das Unternehmen davon \u00fcberzeugte, ein Online-Buchungssystem einzuf\u00fchren.     <\/p>\n\n<p class=\"has-medium-font-size\"><strong>Marie Kantor hatte die Idee, dass es ein Reservierungssystem geben sollte:<\/strong><\/p>\n\n<ul class=\"wp-block-list has-medium-font-size\">\n<li>verf\u00fcgbar \u00fcber Web oder Telefon<\/li>\n\n\n\n<li>eine einfache und intuitive Bedienung f\u00fcr die Benutzer (Mieter und Empfangsmitarbeiter) haben<\/li>\n\n\n\n<li>der Rezeptionistin Bescheid geben, wenn Erfrischungen f\u00fcr den Sitzungssaal ben\u00f6tigt werden<\/li>\n<\/ul>\n\n<p class=\"has-medium-font-size\"><em>&#8222;Nachdem wir eine Demoversion mit dem Zusatz gezeigt hatten, dass wir das Buchungssystem innerhalb einer Woche einsatzbereit haben k\u00f6nnten, gab es keinen Grund mehr zu warten.&#8220; f\u00fcgt Marie Kantorov\u00e1 hinzu.<\/em><\/p>\n<h2 class=\"wp-block-heading has-x-large-font-size\" style=\"padding-top:15px\" id=\"die-belegung-von-konferenzraeumen-ist-nur-der-anfang\"><strong>Die Belegung von Konferenzr\u00e4umen ist nur der Anfang<\/strong><\/h2>\n<p class=\"has-medium-font-size\">W\u00e4hrend der Pr\u00e4sentation des Reservierungssystems im SmartFP-System bei Maria Kantor haben wir weitere Funktionen demonstriert, die in dem System genutzt werden k\u00f6nnen:<\/p>\n\n<ul class=\"wp-block-list has-medium-font-size\">\n<li>Bericht \u00fcber die Belegung von Tagungsr\u00e4umen durch einzelne Unternehmen als Grundlage f\u00fcr die Abrechnung von Tagungsr\u00e4umen<\/li>\n\n\n\n<li>automatische \u00dcbermittlung der Information, dass der Termin f\u00fcr die Anmietung eines Besprechungsraums n\u00e4her r\u00fcckt, sowohl an die Empfangsdame als auch an die Person, die den Besprechungsraum reserviert hat<\/li>\n\n\n\n<li>Versand von Kalendereinladungen direkt aus dem System<\/li>\n<\/ul>\n\n<p class=\"has-medium-font-size\">&#8222;Wir waren \u00fcberrascht, dass wir bei nur einem Treffen mehr Potenzial sahen, wof\u00fcr wir das System noch verwenden k\u00f6nnten. Ich stellte mir vor, dass wir den Mietern alle Informationen \u00fcber ein Schwarzes Brett zur Verf\u00fcgung stellen, an dem wir Neuigkeiten posten, oder dass wir Dokumente wie Anleitungen zum Anschlie\u00dfen des Druckers usw. in das System eingeben&#8220;, erinnert sich Marie Kantorov\u00e1. &#8222;Meine einzige Bef\u00fcrchtung war, dass einige unserer &#8218;Altmieter&#8216; so sehr an pers\u00f6nliche Bestellungen gew\u00f6hnt waren, dass sie das Online-System meiden w\u00fcrden. Diese Bef\u00fcrchtung hat sich nicht bewahrheitet, das Online-System wurde von diesen Mietern aufgrund seiner Einfachheit akzeptiert.&#8220;<\/p>\n<h2 class=\"wp-block-heading has-x-large-font-size\" style=\"padding-top:15px\" id=\"schnelle-inbetriebnahme\"><strong>Schnelle Inbetriebnahme<\/strong><\/h2>\n<p class=\"has-medium-font-size\">Das Buchungssystem f\u00fcr Tagungsr\u00e4ume wurde dem Kunden innerhalb von 2 Tagen zur Verf\u00fcgung gestellt, und die folgenden 3 Tage verbrachten wir mit dem Kunden mit der Feinabstimmung der Texte und Bilder. Dalibor Nemec, CEO des Unternehmens, f\u00fcgt hinzu: &#8222;Es hat sich wieder einmal best\u00e4tigt, dass Kunden es einfacher finden, bereits erstellte Anwendungen zu kommentieren, als wenn sie von Grund auf und nur auf dem Papier erfunden werden. Daher k\u00f6nnen wir den Prozess der Bereitstellung der Basisversion und der Implementierung der erforderlichen \u00c4nderungen in Zusammenarbeit mit dem Kunden dank der hohen Konfigurierbarkeit der SmartFP-Plattform sehr schnell und zu minimalen Kosten durchf\u00fchren.&#8220;  <\/p>\n\n<p class=\"has-medium-font-size\">&#8222;Die Zusammenarbeit war hervorragend&#8220;, sagt Marie Kantorov\u00e1: &#8222;Die Vorf\u00fchrung, das Eingehen auf unsere Anforderungen, die gemeinsame Feinabstimmung des Auftrags, die schnelle Umsetzung und das alles in einem sehr positiven und freundlichen Geist. Und was noch dazu kommt? Keine Benutzerschulung erforderlich. Alles ist so einfach, dass wir, obwohl ein Anleitungsvideo gedreht wurde, von unseren Mietern die R\u00fcckmeldung erhalten haben, dass sie \u00fcberhaupt keine Anleitung ben\u00f6tigen.&#8220;   <\/p>\n<h2 class=\"wp-block-heading has-x-large-font-size\" style=\"padding-top:15px\" id=\"praktische-vorteile-der-gappexloesungen\"><strong>Praktische Vorteile der Gappex-L\u00f6sungen<\/strong><\/h2>\n<p class=\"has-medium-font-size\">Tagungsr\u00e4ume werden derzeit \u00fcber das Online-System gebucht. Jeder Mieter kann, nachdem er sich unter seiner Kennung in das System eingeloggt hat, sehen, welche Tagungsr\u00e4ume exklusiv f\u00fcr sein Unternehmen reserviert sind, welche frei sind und welche belegt sind. Wenn z.B. Erfrischungen bestellt werden m\u00fcssen, erh\u00e4lt der Rezeptionist eine E-Mail-Benachrichtigung direkt aus dem System. Gleichzeitig sendet das System einige Zeit vor dem Beginn automatisch eine &#8222;Erinnerung&#8220;, sowohl an die Empfangsdame als auch an den Besteller. So wie ein Besprechungsraum einfach gebucht werden kann, kann er auch bis zu einer bestimmten Zeit storniert werden. Alle Buchungen werden aufgezeichnet und dienen anschlie\u00dfend als \u00dcbersicht \u00fcber die Nutzung der Besprechungsr\u00e4ume und als Grundlage f\u00fcr die Rechnungsstellung.      <\/p>\n\n<p class=\"has-medium-font-size\">&#8222;Bis jetzt wurden alle Aufzeichnungen in einer Excel-Datei auf einer gemeinsamen Festplatte gespeichert, auf die nur die Rezeptionisten der einzelnen Geb\u00e4ude Zugriff hatten. Jede Reservierung musste pers\u00f6nlich oder zumindest telefonisch an der Rezeption vorgenommen werden. Der \u00dcbergang zu einem Online-System ist nicht nur f\u00fcr uns, die derzeitigen Mieter, von Vorteil, sondern auch f\u00fcr unsere zuk\u00fcnftigen Vertr\u00e4ge. Die Digitalisierung wird bei der Anmietung neuer B\u00fcror\u00e4ume als Bonus zu unseren derzeitigen Dienstleistungen eingef\u00fchrt.&#8220; Beschreibt Marie Kantor.<\/p>\n\n<figure class=\"wp-block-gallery has-nested-images columns-default is-cropped wp-block-gallery-1 is-layout-flex wp-block-gallery-is-layout-flex\">\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"545\" data-id=\"4340\" src=\"https:\/\/smartfp.cz\/wp-content\/uploads\/2022\/08\/OU_nova-rezervace-1024x545.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-4340\" srcset=\"https:\/\/smartfp.cz\/wp-content\/uploads\/2022\/08\/OU_nova-rezervace-1024x545.png 1024w, https:\/\/smartfp.cz\/wp-content\/uploads\/2022\/08\/OU_nova-rezervace-300x160.png 300w, https:\/\/smartfp.cz\/wp-content\/uploads\/2022\/08\/OU_nova-rezervace-768x408.png 768w, https:\/\/smartfp.cz\/wp-content\/uploads\/2022\/08\/OU_nova-rezervace-1536x817.png 1536w, https:\/\/smartfp.cz\/wp-content\/uploads\/2022\/08\/OU_nova-rezervace-2048x1089.png 2048w\" sizes=\"auto, (max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><figcaption class=\"wp-element-caption\">Eine Reservierung erstellen<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"542\" data-id=\"4339\" src=\"https:\/\/smartfp.cz\/wp-content\/uploads\/2022\/08\/OU_print_kalendar-1024x542.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-4339\" srcset=\"https:\/\/smartfp.cz\/wp-content\/uploads\/2022\/08\/OU_print_kalendar-1024x542.png 1024w, https:\/\/smartfp.cz\/wp-content\/uploads\/2022\/08\/OU_print_kalendar-300x159.png 300w, https:\/\/smartfp.cz\/wp-content\/uploads\/2022\/08\/OU_print_kalendar-768x407.png 768w, https:\/\/smartfp.cz\/wp-content\/uploads\/2022\/08\/OU_print_kalendar-1536x813.png 1536w, https:\/\/smartfp.cz\/wp-content\/uploads\/2022\/08\/OU_print_kalendar-2048x1084.png 2048w\" sizes=\"auto, (max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><figcaption class=\"wp-element-caption\">Reservierungs\u00fcbersicht im System<\/figcaption><\/figure>\n<\/figure>\n<h2 class=\"wp-block-heading has-x-large-font-size\" style=\"padding-top:15px\" id=\"eine-vision-fuer-die-zukunft-eine-digitale-evolution-die-die-arbeit-noch-einfacher-macht\"><strong>Eine Vision f\u00fcr die Zukunft: eine digitale Evolution, die die Arbeit noch einfacher macht<\/strong><\/h2>\n<p class=\"has-medium-font-size\">&#8222;Was uns an dem System am meisten gef\u00e4llt, ist seine Einfachheit und die M\u00f6glichkeit, die gesamte Agenda an einem Ort zu haben. Im Zusammenhang mit der Buchung von Besprechungsr\u00e4umen ist es f\u00fcr uns von Vorteil, eine klare Buchf\u00fchrung f\u00fcr jeden Mieter im System zu haben, die wir auch mit jedem Mieter teilen k\u00f6nnen. Ebenso h\u00e4tten wir gerne eine Aufzeichnung der Ausdrucke auf gemeinsam genutzten Druckern, eine klare Aufzeichnung der Eintrittskarten jedes Mieters. Mir gefiel die M\u00f6glichkeit, die Anwesenheit der Rezeptionisten im System zu erfassen, und es gab noch viel mehr. Ich bin \u00fcberzeugt, dass unsere Zusammenarbeit mit Gappex nicht mit der Nutzung des Reservierungssystems \u00fcber SmartFP enden wird&#8220;, sagt Marie Kantorov\u00e1.    <\/p>\n\n<p class=\"has-medium-font-size\"><strong>M\u00f6chten Sie die Buchungsverwaltung in Ihrem Unternehmen vereinfachen?<\/strong> <a href=\"https:\/\/smartfp.cz\/de\/loesung\/verwaltung\/reservierungssystem\/\">Testen Sie die Buchungsmaschine von SmartFP<\/a>, mit der Sie die Raumvermietung schnell und einfach verwalten, Zeit sparen und Transparenz gew\u00e4hrleisten k\u00f6nnen. 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