{"id":16127,"date":"2026-07-28T10:24:12","date_gmt":"2026-07-28T08:24:12","guid":{"rendered":"https:\/\/smartfp.cz\/unkategorisiert\/wie-wir-bei-auto-jarov-die-anwesenheits-und-urlaubsdaten-von-600-mitarbeitern-digitalisiert-haben\/"},"modified":"2026-10-22T16:08:49","modified_gmt":"2026-10-22T14:08:49","slug":"wie-wir-bei-auto-jarov-die-anwesenheits-und-urlaubsdaten-von-600-mitarbeitern-digitalisiert-haben","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/smartfp.cz\/de\/fallstudien\/wie-wir-bei-auto-jarov-die-anwesenheits-und-urlaubsdaten-von-600-mitarbeitern-digitalisiert-haben\/","title":{"rendered":"Wie wir bei Auto Jarov die Anwesenheits- und Urlaubsdaten von 600 Mitarbeitern digitalisiert haben"},"content":{"rendered":"\n

Wie Auto Jarov den Leiter der manuellen Datenerfassung entlastete und der Lohnbuchhaltung jeden Monat drei Arbeitstage einsparte<\/p>\n\n

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Abwesenheit und Urlaub<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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~600 Mitarbeiter<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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Anbindung an Helios<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n\n

Was hat sich ge\u00e4ndert<\/mark>?<\/strong><\/h2>\n\n
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VOR<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Fr\u00fcher<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
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Ein Antragsformular in Papierform f\u00fcr jeden Urlaub<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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Der Vorgesetzte gibt die Daten manuell in das System ein<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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Der Zettel wird an die Lohnbuchhaltung weitergeleitet<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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Die Buchhaltung gibt alle Daten erneut in Helios ein<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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Verlorene Fahrkarten und Tippfehler<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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Verbleibender Urlaub nur anhand der Gehaltsabrechnung<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

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MO<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Heute<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
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Ein Antrag per Handy mit nur wenigen Klicks<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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Der Vorgesetzte erteilt die Genehmigung telefonisch<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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Keine Zettel, nichts geht verloren<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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Die Daten werden automatisch in Helios \u00fcbertragen<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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Die Buchhaltung pr\u00fcft lediglich die Ausnahmen<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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Jeder kann seinen verbleibenden Urlaubsanspruch sofort einsehen<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n\n

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3 Tage \u2192 1 Stunde<\/mark><\/strong><\/h4>\n\n\n\n

Monatlicher Arbeitsplan der Buchhaltung<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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1 000+<\/mark><\/strong><\/h4>\n\n\n\n

Antr\u00e4ge pro Monat papierlos<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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~276 Std.<\/mark><\/strong><\/h4>\n\n\n\n

j\u00e4hrliche Einsparungen<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n\n

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Woher kam der Start von Auto Jarov<\/mark>?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Es gab zwar ein Anwesenheitssystem im Unternehmen, doch dieses diente praktisch nur zur Erfassung der Ankunfts- und Abfahrtszeiten im Zusammenhang mit der Arbeit an Auftr\u00e4gen. Urlaubstage und Abwesenheiten wurden g\u00e4nzlich au\u00dferhalb dieses Systems, auf Papier, erfasst. <\/p>\n\n\n\n

Ein Mitarbeiter f\u00fcllte einen Antrag aus, der Vorgesetzte unterzeichnete ihn und \u00fcbertrug die Daten von Hand in das System. Das Blatt wurde anschlie\u00dfend physisch an die Lohnbuchhaltung weitergeleitet, wo es erneut gepr\u00fcft und noch einmal in Helios eingegeben werden musste. Bei 600 Mitarbeitern<\/mark><\/strong> und tausend Antr\u00e4gen pro Monat<\/mark><\/strong> gab es zahlreiche M\u00f6glichkeiten f\u00fcr Fehler. <\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

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Die Reise<\/mark> Schritt f\u00fcr Schritt<\/strong><\/h2>\n\n
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1<\/mark><\/strong><\/p>\n\n\n\n

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Phase 1<\/mark><\/strong><\/p>\n\n\n\n

Analyse und klare Vorstellung<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Auto Jarov verf\u00fcgte zwar nicht \u00fcber ein vollwertiges System, hatte jedoch eine genaue Vorstellung davon, wie das Ergebnis funktionieren sollte. Gemeinsam haben wir festgelegt, was implementiert werden sollte: digitale Antr\u00e4ge, Genehmigungsverfahren und vor allem die automatische \u00dcbertragung in Helios. <\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n\n

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2<\/mark><\/strong><\/p>\n\n\n\n

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Phase 2<\/mark><\/strong><\/p>\n\n\n\n

Einf\u00fchrung des Moduls \u201eAnwesenheit und Urlaub\u201c<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Die Mitarbeiter reichen ihren Antrag \u00fcber das Intranet oder per Smartphone ein \u2013 \u00fcber eine gro\u00dfe Kachel mit der Bezeichnung \u201eUrlaubsantrag\u201c \u2013, geben den Zeitraum an und senden ihn zur Genehmigung ab. Der Vorgesetzte genehmigt den Antrag \u00fcber sein Smartphone; Abwesenheiten, die lediglich gemeldet werden (z. B. \u00e4rztlich), werden ohne Genehmigung erfasst. <\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n\n

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3<\/mark><\/strong><\/p>\n\n\n\n

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Phase 3<\/mark><\/strong><\/p>\n\n\n\n

Automatische \u00dcbertragung in Helios<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Am Monatsende schlie\u00dft der Verantwortliche die Anwesenheitsliste ab, und die Daten werden automatisch in Helios \u00fcbertragen. Die Lohnbuchhaltung \u00fcberpr\u00fcft lediglich noch die Ausnahmen und muss nicht mehr Zeile f\u00fcr Zeile \u00fcbertragen. <\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n\n

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4<\/mark><\/strong><\/p>\n\n\n\n

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Phase 4<\/mark><\/strong><\/p>\n\n\n\n

Erweiterung um einen elektronischen Dokumentenleitfaden und die elektronische Signatur<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Zum Anwesenheitsbericht wurden Informationsunterlagen sowie elektronische Steuerleitf\u00e4den hinzugef\u00fcgt (Leitfaden zur Steuererkl\u00e4rung und Leitfaden zum Antrag auf j\u00e4hrlichen Steuerausgleich). Der Mitarbeiter durchl\u00e4uft die einzelnen Schritte, wobei das System seine pers\u00f6nlichen Daten bereits vorab ausf\u00fcllt; nach der Genehmigung durch die Personalabteilung wird ein PDF-Dokument zur elektronischen Unterzeichnung generiert. Alles erfolgt elektronisch, problemlos auch vom Handy aus \u2013 die Personalabteilung muss nun niemanden mehr aufsuchen und Unterlagen einholen.<\/strong> <\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n\n

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5<\/mark><\/strong><\/p>\n\n\n\n

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Phase 5<\/mark><\/strong><\/p>\n\n\n\n

Analyse und klare Vorstellung<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Die L\u00f6sung wird unternehmensweit eingesetzt, von den B\u00fcros \u00fcber den Sicherheitsdienst bis hin zur Reinigung. Selbst \u00e4ltere Mitarbeiter beantragen ihren Urlaub heute per Telefon. <\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n\n

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Nicht nur die Anwesenheitserfassung \u2013 vernetzte HR-Prozesse<\/mark><\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Auto Jarov verwaltet heute in SmartFP mehr als nur die Anwesenheitsdaten. Im Vollbetrieb nutzt das Unternehmen zudem die Mitarbeiterverwaltung, Einweisungsunterlagen und den elektronischen Dokumentenleitfaden (Steuern). Sowohl die Einarbeitungsunterlagen als auch der Dokumentenleitfaden sind zudem mit der elektronischen Signaturl\u00f6sung eSigno verkn\u00fcpft: Die Mitarbeiter lesen das Dokument und unterzeichnen es direkt auf ihrem Smartphone, ohne es ausdrucken oder physisch weiterleiten zu m\u00fcssen. Die Personalabteilung hat alles an einem Ort gespeichert und kann es jederzeit abrufen. <\/p>\n<\/div>\n\n

<\/div>\n\n
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\u201eDie Einsparung ist wirklich betr\u00e4chtlich \u2013 sagen wir mal, drei Arbeitstage der Lohnbuchhaltung wurden einfach eingespart.\u201c<\/em> Heute dauert es etwa eine Minute, da die Wiedergabe automatisch vom System gesteuert wird. Das System <\/em> \u201eEs funktioniert zuverl\u00e4ssig und schnell \u2013 das ist das Wichtigste.\u201c<\/em><\/p>\n\n\n\n

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\"\"<\/figure>\n\n\n\n
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V\u00e1clav Re\u0161etar<\/strong><\/p>\n\n\n\n

IT-Manager, Auto Jarov<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/blockquote>\n\n

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Haben Sie eine<\/mark> \u00e4hnliche Agenda in Papierform?<\/mark><\/strong><\/h2>\n\n\n\n
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In einem halbst\u00fcndigen Telefonat werden wir gemeinsam besprechen, wie Sie derzeit die Anwesenheitserfassung, den Urlaub und die Lohnunterlagen handhaben. Wir zeigen Ihnen, wo die gr\u00f6\u00dften Verbesserungspotenziale liegen, und geben Ihnen zwei bis drei konkrete Vorschl\u00e4ge, die Sie sofort umsetzen k\u00f6nnen. <\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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Ein 30-min\u00fctiges Telefonat buchen<\/a><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Wie Auto Jarov den Leiter der manuellen Datenerfassung entlastete und der Lohnbuchhaltung jeden Monat drei Arbeitstage einsparte Abwesenheit und Urlaub ~600 Mitarbeiter Anbindung an Helios Was hat sich ge\u00e4ndert? 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