{"id":16118,"date":"2026-09-14T15:26:33","date_gmt":"2026-09-14T13:26:33","guid":{"rendered":"https:\/\/smartfp.cz\/unkategorisiert\/schluss-mit-der-rechnungsfreigabe-per-e-mail-foreigners-cz-spart-zwei-tage-pro-monat-ein\/"},"modified":"2026-10-22T16:08:29","modified_gmt":"2026-10-22T14:08:29","slug":"schluss-mit-der-rechnungsfreigabe-per-e-mail-foreigners-cz-spart-zwei-tage-pro-monat-ein","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/smartfp.cz\/de\/fallstudien\/schluss-mit-der-rechnungsfreigabe-per-e-mail-foreigners-cz-spart-zwei-tage-pro-monat-ein\/","title":{"rendered":"Schluss mit der Rechnungsfreigabe per E-Mail: Foreigners.cz spart zwei Tage pro Monat ein"},"content":{"rendered":"\n

Wie die Umzugsagentur Foreigners.cz lange E-Mail-Verl\u00e4ufe durch einen \u00fcbersichtlichen Rechnungsumlauf in SmartFP ersetzt hat, einschlie\u00dflich der Extraktion von Anh\u00e4ngen und des Exports in Pohoda.<\/p>\n\n

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Modul \u201eRechnungen\u201c<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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100 bis 120 Rechnungen pro Monat<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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Export in Pohoda<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n\n

Was hat sich ge\u00e4ndert<\/mark>?<\/strong><\/h2>\n\n
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VOR<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Fr\u00fcher<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
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Genehmigungsverfahren in langen E-Mail-Verl\u00e4ufen<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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Die Rechnung wird von mehreren Personen gleichzeitig gepr\u00fcft und \u00fcberwacht<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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Die Buchhalterin sucht die Belege manuell aus den E-Mails heraus<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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Manuelle Verbuchung in w\u00f6chentlichen Tranchen<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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F\u00e4lligkeiten lassen sich nur schwer \u00fcberwachen, da sie nicht sichtbar sind<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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Es kommt gelegentlich vor, dass eine Rechnung untergeht oder verloren geht<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

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MO<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Heute<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
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Kommunikation und Anmerkungen direkt zur Rechnung<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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Ein Klick in SmartFP statt 20 E-Mails<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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Die Daten werden automatisch aus dem Anhang extrahiert<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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Export in Pohoda mit einem einzigen Klick<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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Best\u00e4nde und F\u00e4lligkeiten \u00fcbersichtlich an einem Ort<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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Nichts geht verloren, alles l\u00e4sst sich nachverfolgen<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n\n

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~2 Tage<\/strong><\/mark><\/h4>\n\n\n\n

monatliche Einsparung (buchhalterisch)<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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10 % der Zeit<\/mark><\/strong><\/h4>\n\n\n\n

auf eine andere Aufgabe umgeleitet<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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100+<\/mark><\/strong><\/h4>\n\n\n\n

Die Anzahl der E-Mails ist im Monat zur\u00fcckgegangen<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n\n

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Wo Foreigners.cz<\/mark> seinen Anfang nahm<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Eingegangene Rechnungen, insbesondere per E-Mail, wurden manuell bearbeitet. Die Freigabe erfolgte direkt in der E-Mail, sodass bei komplexeren F\u00e4llen lange E-Mail-Verl\u00e4ufe entstanden, in denen man sich leicht verlieren konnte. F\u00fcr die Buchhaltung war es schwierig, herauszufinden, was letztendlich genehmigt war und somit ausgezahlt und verbucht werden konnte. <\/p>\n\n\n\n

An der Bearbeitung einer Rechnung waren vier Personen beteiligt:<\/mark><\/strong> n\u00e4mlich der Auftraggeber der Dienstleistung, der Finanzgenehmiger, der Buchhalter und die Assistentin, die die \u00dcbereinstimmung der Kosten mit dem Rechnungsstellungssystem \u00fcberwachte. Alle lasen die gleich langen E-Mail-Ketten. Der Weg vom Eingang der Rechnung bis zur Verbuchung dauerte leicht eine Woche bis zehn Tage<\/mark><\/strong>, die Zahlungsfristen wurden manuell \u00fcberwacht, und zweimal im Monat mussten Mahnungen oder Nachforschungen per E-Mail bearbeitet werden. <\/p>\n<\/div>\n\n

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Die Reise<\/mark> Schritt f\u00fcr Schritt<\/strong><\/h2>\n\n
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1<\/mark><\/strong><\/p>\n\n\n\n

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Phase 1<\/mark><\/strong><\/p>\n\n\n\n

Die Entscheidung zur Digitalisierung<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Die Buchhalterin kannte die Genehmigungssysteme aus fr\u00fcheren Unternehmen und wusste, dass der manuelle Umlauf per E-Mail unn\u00f6tig viel Zeit in Anspruch nimmt. Gemeinsam mit einer Kollegin aus der IT-Abteilung entschieden sie sich f\u00fcr SmartFP und beschlossen, das System einzuf\u00fchren, bevor das Unternehmen ein weiteres gro\u00dfes Projekt startet, bei dem monatlich Dutzende zus\u00e4tzlicher Rechnungen anfallen w\u00fcrden. <\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n\n

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2<\/mark><\/strong><\/p>\n\n\n\n

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Phase 2<\/mark><\/strong><\/p>\n\n\n\n

Inbetriebnahme und \u00dcbergang zum Produktivbetrieb<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Nach Abschluss der Konfiguration wurde das Modul \u201eRechnungen nach Neujahr\u201c in den Live-Betrieb genommen. Die Kommunikation mit dem SmartFP-Berater verlief sehr zuvorkommend; wann immer es notwendig war, etwas voranzutreiben, reagierte das Team und leistete Unterst\u00fctzung. <\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n\n

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3<\/mark><\/strong><\/p>\n\n\n\n

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Phase 3<\/mark><\/strong><\/p>\n\n\n\n

Rechnungsauswertung und -pr\u00fcfung<\/strong><\/p>\n\n\n\n

SmartFP extrahiert die Daten aus dem Anhang der Rechnung automatisch. Die Buchhalterin hat sich f\u00fcr den halbautomatischen Modus entschieden: Das System liest die Daten ein, der Mitarbeiter \u00fcberpr\u00fcft sie lediglich und leitet sie zur Genehmigung weiter. Nach und nach wurden die Angaben zu Lieferanten, Mehrwertsteuer und Vorkontierungen verfeinert, sodass heute fast nichts mehr manuell erg\u00e4nzt werden muss. <\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n\n

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4<\/mark><\/strong><\/p>\n\n\n\n

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Phase 4<\/mark><\/strong><\/p>\n\n\n\n

Genehmigung mit einem Klick<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Die Genehmiger lesen keine langen Diskussionsstr\u00e4nge mehr. In SmartFP sehen sie die Kommunikation sowie Anmerkungen direkt neben der Rechnung und erteilen die Genehmigung mit einem einzigen Klick \u2013 der Gesch\u00e4ftsf\u00fchrer kann dies problemlos von seinem Mobiltelefon aus erledigen. Das System erm\u00f6glicht auch die R\u00fcckgabe zur Erg\u00e4nzung mit einem Kommentar. <\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n\n

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5<\/mark><\/strong><\/p>\n\n\n\n

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Phase 5<\/mark><\/strong><\/p>\n\n\n\n

Export in Pohoda und Zahlungen<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Genehmigte Rechnungen werden in das Buchhaltungssystem Pohoda exportiert. Es wurde eine ma\u00dfgeschneiderte Option hinzugef\u00fcgt, mit der \u201enicht ausgew\u00e4hlte Belege\u201c (z. B. Anzahlungsrechnungen) nicht an die Buchhaltung \u00fcbermittelt werden. Neu ist, dass nun auch die Unterlagen f\u00fcr Zahlungsauftr\u00e4ge aus SmartFP erstellt werden. <\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n\n

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\u201eDie Einarbeitung in SmartFP hat mir monatlich fast zwei Arbeitstage eingespart \u2013 das entspricht einem Zehntel der Zeit, die ich nun anderen Aufgaben widmen konnte. Vor allem habe ich nun deutlich weniger E-Mails; mit Rechnungen besch\u00e4ftige ich mich heute erst dann, wenn sie in SmartFP genehmigt sind. Es ist ein praktischer Helfer, den Sie schon nach kurzer Zeit zu sch\u00e4tzen wissen werden.\u201c <\/em><\/p>\n\n\n\n

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\"\"<\/figure>\n\n\n\n
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Krist\u00fdna Baldrmanov\u00e1<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Buchhalter, Foreigners.cz<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/blockquote>\n\n

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Genehmigen Sie Rechnungen immer noch per E-Mail?<\/mark><\/strong><\/h2>\n\n\n\n
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In einem halbst\u00fcndigen Telefonat werden wir gemeinsam besprechen, wie Sie derzeit den Rechnungsfluss und die Rechnungsfreigabe handhaben. Wir zeigen Ihnen, wo die gr\u00f6\u00dften Verbesserungspotenziale liegen, und geben Ihnen zwei bis drei konkrete Vorschl\u00e4ge, die Sie sofort umsetzen k\u00f6nnen. Ohne Verkaufsgespr\u00e4ch. Ohne Verpflichtung. <\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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Ein 30-min\u00fctiges Telefonat buchen<\/a><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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VOR Fr\u00fcher Genehmigungsverfahren in langen E-Mail-Verl\u00e4ufen Die Rechnung wird von mehreren Personen gleichzeitig gepr\u00fcft und \u00fcberwacht […]","og_url":"https:\/\/smartfp.cz\/de\/fallstudien\/schluss-mit-der-rechnungsfreigabe-per-e-mail-foreigners-cz-spart-zwei-tage-pro-monat-ein\/","og_site_name":"SmartFP","article_publisher":"https:\/\/www.facebook.com\/smartformplatform","article_published_time":"2026-09-14T13:26:33+00:00","article_modified_time":"2026-10-22T14:08:29+00:00","og_image":[{"width":1200,"height":644,"url":"https:\/\/smartfp.cz\/wp-content\/uploads\/2026\/09\/Frame-1410103703.png","type":"image\/png"}],"author":"Miroslav \u0158eh\u00e1k","twitter_card":"summary_large_image","schema":{"@context":"https:\/\/schema.org","@graph":[{"@type":"Article","@id":"https:\/\/smartfp.cz\/de\/fallstudien\/schluss-mit-der-rechnungsfreigabe-per-e-mail-foreigners-cz-spart-zwei-tage-pro-monat-ein\/#article","isPartOf":{"@id":"https:\/\/smartfp.cz\/de\/fallstudien\/schluss-mit-der-rechnungsfreigabe-per-e-mail-foreigners-cz-spart-zwei-tage-pro-monat-ein\/"},"author":{"name":"Miroslav \u0158eh\u00e1k","@id":"https:\/\/smartfp.cz\/de\/#\/schema\/person\/ec6067d65d7510631e601b39dfc0d947"},"headline":"Schluss mit der Rechnungsfreigabe per E-Mail: Foreigners.cz spart zwei Tage pro Monat ein","datePublished":"2026-09-14T13:26:33+00:00","dateModified":"2026-10-22T14:08:29+00:00","mainEntityOfPage":{"@id":"https:\/\/smartfp.cz\/de\/fallstudien\/schluss-mit-der-rechnungsfreigabe-per-e-mail-foreigners-cz-spart-zwei-tage-pro-monat-ein\/"},"wordCount":725,"publisher":{"@id":"https:\/\/smartfp.cz\/de\/#organization"},"image":{"@id":"https:\/\/smartfp.cz\/de\/fallstudien\/schluss-mit-der-rechnungsfreigabe-per-e-mail-foreigners-cz-spart-zwei-tage-pro-monat-ein\/#primaryimage"},"thumbnailUrl":"https:\/\/smartfp.cz\/wp-content\/uploads\/2026\/09\/Frame-1410103703.png","articleSection":["Fallstudien"],"inLanguage":"de"},{"@type":"WebPage","@id":"https:\/\/smartfp.cz\/de\/fallstudien\/schluss-mit-der-rechnungsfreigabe-per-e-mail-foreigners-cz-spart-zwei-tage-pro-monat-ein\/","url":"https:\/\/smartfp.cz\/de\/fallstudien\/schluss-mit-der-rechnungsfreigabe-per-e-mail-foreigners-cz-spart-zwei-tage-pro-monat-ein\/","name":"Schluss mit der Rechnungsfreigabe per E-Mail: Foreigners.cz spart zwei Tage pro Monat ein - 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