{"id":16062,"date":"2026-05-15T12:01:56","date_gmt":"2026-05-15T10:01:56","guid":{"rendered":"https:\/\/smartfp.cz\/unkategorisiert\/smartfp-x-keyguru\/"},"modified":"2026-10-22T16:13:01","modified_gmt":"2026-10-22T14:13:01","slug":"smartfp-x-keyguru","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/smartfp.cz\/de\/artikel\/smartfp-x-keyguru\/","title":{"rendered":"SmartFP x Keyguru"},"content":{"rendered":"\n

Schluss mit dem Durcheinander<\/mark> bei den Schl\u00fcsseln im Fuhrparkmanagement. So haben wir es <\/strong> mit Keyguru haben sie das Problem gel\u00f6st<\/strong> <\/mark><\/h1>\n\n

Es ist 7:20 Uhr morgens. Ein Mitarbeiter soll zu einer Dienstreise aufbrechen, doch die Autoschl\u00fcssel sind nicht verf\u00fcgbar. Der Fuhrparkmanager ist noch nicht eingetroffen. <\/p>\n\n

Anrufe. Nachrichten. Warten. <\/p>\n\n

Am Abend ergibt sich eine \u00e4hnliche Situation, nur umgekehrt \u2013 es gibt niemanden, dem man die Schl\u00fcssel zur\u00fcckgeben k\u00f6nnte, also landen sie \u201eirgendwo in einer Ecke\u201c. Am n\u00e4chsten Tag wird nach ihnen gesucht und dar\u00fcber diskutiert, wer eigentlich die Autoschl\u00fcssel hat. <\/p>\n\n

Das ist keine Ausnahme. Das ist die allt\u00e4gliche Realit\u00e4t in Unternehmen mit Carsharing-Programmen. <\/p>\n\n

Und genau dieses Problem haben wir gemeinsam l\u00f6sen wollen. <\/p>\n\n

Wir haben SmartFP und die<\/a> Keyguru-Boxen zu einer nahtlosen L\u00f6sung miteinander verbunden \u2013 von der Buchung bis zur Schl\u00fcssel\u00fcbergabe. <\/p>\n\n

Buchung, Best\u00e4tigung, Schl\u00fcssel.<\/mark> Ein automatisierter Ablauf<\/mark> ohne unn\u00f6tige Zwischenschritte <\/strong><\/h2>\n\n

SmartFP<\/strong> bietet zudem ein Modul f\u00fcr die Buchung und Verwaltung von Firmenfahrzeugen an. Der Mitarbeiter kann darin ganz einfach ein Fahrzeug anfordern, das Unternehmen hat Einblick in die Verf\u00fcgbarkeit der Fahrzeuge und kann den gesamten Prozess mithilfe festgelegter Genehmigungsabl\u00e4ufe steuern. Das Ergebnis ist ein besserer \u00dcberblick und eine einfachere Verwaltung des Fuhrparks. <\/p>\n\n

Die Keyguru-Box<\/strong> gew\u00e4hrleistet eine sichere \u00dcbergabe und R\u00fcckgabe von Schl\u00fcsseln. Dadurch wird die Schl\u00fcssel\u00fcbergabe \u00fcbersichtlicher und l\u00e4sst sich besser kontrollieren. <\/p>\n\n

Die Verbindung zwischen SmartFP<\/strong> und Keyguru<\/a><\/strong> bietet eine \u00fcbersichtliche L\u00f6sung f\u00fcr die Fahrzeugverwaltung \u2013 von der Reservierung bis zur \u00dcbernahme. <\/p>\n\n

Was bietet SmartFP<\/mark>? <\/strong><\/h3>\n\n

Bei SmartFP<\/strong> beginnt der gesamte Prozess. <\/p>\n\n

Ein Mitarbeiter kann die Reservierung eines Fahrzeugs beantragen; das System verwaltet den Fahrzeugbestand sowie deren Verf\u00fcgbarkeit und erm\u00f6glicht es gleichzeitig, den Genehmigungsworkflow gem\u00e4\u00df den Regeln des jeweiligen Unternehmens einzurichten. <\/p>\n\n

Eine Anfrage kann somit beispielsweise \u00fcber den Vorgesetzten und anschlie\u00dfend an den Fuhrparkverwalter weitergeleitet werden. Das Ergebnis<\/strong> ist ein klar geregelter Prozess<\/strong>, in dem das Unternehmen den \u00dcberblick dar\u00fcber beh\u00e4lt, wer das Fahrzeug nutzt, wann es verf\u00fcgbar ist und wie die einzelnen Anfragen genehmigt werden. <\/p>\n\n

Ein gro\u00dfer Vorteil besteht darin, dass sich die L\u00f6sung gut an die Umgebung eines bestimmten Unternehmens anpassen l\u00e4sst. Sie l\u00e4sst sich mit bestehenden Unternehmenssystemen verkn\u00fcpfen und gleichzeitig beispielsweise an Active Directory<\/strong> anbinden, das Unternehmen \u00fcblicherweise f\u00fcr die Benutzer- und Zugriffsverwaltung nutzen. Dadurch f\u00fcgt sie sich nahtlos in die bereits im Unternehmen des Kunden genutzten Systeme ein. SmartFP<\/strong> l\u00e4sst sich vollst\u00e4ndig in die Kundenstruktur integrieren. Das bedeutet, dass es mit bestehenden Benutzern, Zugriffsrechten und der Organisationsstruktur des Unternehmens arbeiten kann. Ist beispielsweise ein Genehmigungsprozess durch einen Vorgesetzten vorgesehen, kann direkt auf die Organisationsstruktur zur\u00fcckgegriffen und automatisch ermittelt werden, wer der Genehmigungsberechtigte f\u00fcr den jeweiligen Mitarbeiter ist. Dar\u00fcber hinaus k\u00f6nnen sich Benutzer auch in der Microsoft Azure-Umgebung authentifizieren, sodass der Zugriff auf das System den \u00fcblichen Verfahren des Unternehmens zur Anmeldung und Identit\u00e4tsverwaltung entspricht. <\/p>\n\n

Es besteht zudem die M\u00f6glichkeit eines On-Premise-Betriebs, d.\u202fh. einer Bereitstellung direkt beim Kunden. Dies ist insbesondere f\u00fcr Unternehmen wichtig, die \u00fcber eine eigene IT-Infrastruktur verf\u00fcgen, spezifische Sicherheitsanforderungen haben oder das System in ihrer eigenen Umgebung betreiben m\u00f6chten. <\/p>\n\n

SmartFP<\/strong> dient nicht nur der Fahrzeugverwaltung. Das gleiche Prinzip der Reservierung, Genehmigung und Verwaltung l\u00e4sst sich auch auf andere Unternehmensprozesse anwenden. SmartFP<\/mark><\/strong>ist eine modulare Low-Code-Webplattform<\/strong>, die eine breite Palette an Unternehmensanwendungen und Integrationen bietet und von uns an die konkreten Bed\u00fcrfnisse des Kunden angepasst werden kann. Neben der Fahrzeugverwaltung deckt sie beispielsweise auch Helpdesk, Dienstreiseauftr\u00e4ge, CRM oder Onboarding ab. <\/p>\n\n

Was bietet<\/mark> Keyguru? <\/strong><\/h3>\n\n

Die Keyguru-Box ist ein physisches Ger\u00e4t zur automatisierten Ausgabe und Entgegennahme von Schl\u00fcsseln \u2013 sie wird direkt in den R\u00e4umlichkeiten des Unternehmens installiert und funktioniert 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche. <\/mark><\/strong>Jeder Schl\u00fcssel wird zusammen mit den dazugeh\u00f6rigen Unterlagen in einem separaten Fach aufbewahrt. Der Zugriff erfolgt \u00fcber einen Einmal-PIN-Code, den der Mitarbeiter automatisch nach der Genehmigung der Reservierung in SmartFP<\/strong> erh\u00e4lt \u2013 keine Bedienung, keine Unklarheiten, keine Abh\u00e4ngigkeit von einer bestimmten Person. <\/p>\n\n

Was bedeutet das in der Praxis: <\/strong><\/h4>\n\n
    \n
  • Schl\u00fcssel rund um die Uhr verf\u00fcgbar \u2013<\/strong> Mitarbeiter k\u00f6nnen das Fahrzeug fr\u00fch morgens, abends oder am Wochenende abholen, ohne auf den Fuhrparkmanager warten oder sich mit jemandem abstimmen zu m\u00fcssen <\/li>\n<\/ul>\n\n
      \n
    • Vollst\u00e4ndiger Pr\u00fcfpfad \u2013 jede <\/strong>Schl\u00fcsselentgegennahme und -r\u00fcckgabe wird automatisch protokolliert und mit einer bestimmten Reservierung sowie einem bestimmten Nutzer verkn\u00fcpft <\/li>\n<\/ul>\n\n
        \n
      • Keine Abh\u00e4ngigkeit von der pers\u00f6nlichen Anwesenheit \u2013<\/strong> der Flottenmanager muss weder physisch vor Ort sein noch telefonisch erreichbar sein <\/li>\n<\/ul>\n\n
          \n
        • Weniger Fehler, weniger Routine \u2013<\/strong> die Automatisierung verhindert informelle \u00dcbergaben, das Verstecken von Schl\u00fcsseln oder Situationen, in denen niemand wei\u00df, wer das Fahrzeug gerade ausgeliehen hat <\/li>\n<\/ul>\n\n

          Wie funktioniert das in der Praxis? <\/strong><\/h4>\n\n

          Flottenmanager <\/mark>Hana Hronkov\u00e1 von CCS beschreibt die Situation<\/mark><\/strong> vor dem Einsatz von Keyguru offen: <\/p>\n\n

          \n

          \u201eFr\u00fcher mussten wir uns pers\u00f6nlich treffen und die Schl\u00fcssel von Hand \u00fcbergeben. Ich bewahrte sie in meinem B\u00fcro auf, sodass \u00dcbergaben am Abend oder am Wochenende ein gro\u00dfes Problem darstellten. Gelegentlich halfen wir uns auch mit geheimen Verstecken, was jedoch keineswegs ideal war.\u201c <\/mark> <\/p>\n<\/blockquote>\n\n

          Eine \u00e4hnliche Erfahrung hat auch Luk\u00e1\u0161 Pavl\u00edk, Flottenmanager bei Innogy<\/mark><\/strong>, der \u00fcber 200 Fahrzeuge verwaltet, darunter 20 Carsharing-Fahrzeuge: <\/p>\n\n

          \n

          \u201eSie k\u00f6nnen sich Keyguru als einen weiteren Kollegen vorstellen, der nicht schlafen muss, keine Pausen ben\u00f6tigt und \u00fcber alle Fahrzeugschl\u00fcssel und -papiere verf\u00fcgt. Das Einzige, was er ben\u00f6tigt, ist eine Internetverbindung.\u201c <\/mark><\/em><\/p>\n<\/blockquote>\n\n

          Von der Fahrzeuganfrage bis zur Schl\u00fcssel\u00fcbergabe. Keine Telefonate, kein Warten und keine manuelle Verwaltungsarbeit <\/mark><\/strong><\/h2>\n\n

          In der Praxis ist der gesamte Vorgang f\u00fcr den Nutzer sehr einfach. Der Mitarbeiter sendet eine Anfrage zur Fahrzeugreservierung, und das System ber\u00fccksichtigt automatisch sowohl die Verf\u00fcgbarkeit der Fahrzeuge als auch den festgelegten Genehmigungsprozess. <\/p>\n\n

          Sobald der Antrag genehmigt ist, \u00fcbermittelt SmartFP<\/strong> Ihnen alle wichtigen Informationen zur Fahrzeug\u00fcbergabe, d.\u202fh. wo Sie die Schl\u00fcssel abholen k\u00f6nnen, ab wann diese verf\u00fcgbar sind und welche PIN Sie zum \u00d6ffnen des Schl\u00fcsselkastens verwenden m\u00fcssen. <\/p>\n\n

          Der Nutzer holt die Schl\u00fcssel anschlie\u00dfend an dem vereinbarten Ort ab und kann das Fahrzeug ohne unn\u00f6tige Verz\u00f6gerungen in Empfang nehmen. <\/p>\n\n

          Ebenso unkompliziert verl\u00e4uft die R\u00fcckgabe der Schl\u00fcssel nach Ablauf der Reservierung. Der gesamte Vorgang ist somit klar strukturiert, und die einzelnen Schritte schlie\u00dfen nahtlos aneinander an. <\/p>\n\n

          F\u00fcr wen eignet <\/mark> sich diese L\u00f6sung? <\/mark> <\/strong><\/h3>\n\n

          Die Erfahrungen unserer Kunden zeigen, dass die L\u00f6sung den gr\u00f6\u00dften Nutzen f\u00fcr Unternehmen bietet, die: <\/p>\n\n

            \n
          • verf\u00fcgen \u00fcber eine Flotte von Fahrzeugen (in der Regel mehrere Dutzend Autos) <\/li>\n<\/ul>\n\n
              \n
            • sind in mehreren Filialen t\u00e4tig <\/li>\n<\/ul>\n\n
                \n
              • m\u00fcssen auch au\u00dferhalb der Arbeitszeiten in Betrieb sein <\/li>\n<\/ul>\n\n
                  \n
                • l\u00f6st das Problem der h\u00e4ufigen Weitergabe von Fahrzeugen unter den Mitarbeitern <\/li>\n<\/ul>\n\n
                    \n
                  • Sie m\u00f6chten die Abh\u00e4ngigkeit von einer bestimmten Person verringern <\/li>\n<\/ul>\n\n

                    In der Regel handelt es sich dabei um Positionen wie Flottenmanager, Betriebsleiter oder Facility-Manager, die einen \u00dcberblick und die Kontrolle behalten und gleichzeitig den operativen Aufwand minimieren m\u00fcssen. <\/p>\n\n

                    Vorteile <\/strong>f\u00fcr Unternehmen<\/strong> <\/mark> <\/h3>\n\n

                    Die gemeinsame L\u00f6sung aus SmartFP<\/strong> und der Keyguru-Box<\/strong> vereinfacht den Betriebsablauf f\u00fcr Unternehmen, reduziert die manuelle Weitergabe von Informationen und sorgt f\u00fcr mehr \u00dcbersicht sowie Kontrolle \u00fcber den gesamten Prozess. <\/p>\n\n

                    Zu den wichtigsten Vorteilen z\u00e4hlen: <\/strong><\/p>\n\n

                      \n
                    • Ablauf der einzelnen Schritte von der Buchung bis zur Schl\u00fcssel\u00fcbergabe <\/li>\n<\/ul>\n\n
                        \n
                      • eine \u00fcbersichtlichere Verwaltung des Fuhrparks <\/li>\n<\/ul>\n\n
                          \n
                        • klar festgelegtes Genehmigungsverfahren <\/li>\n<\/ul>\n\n
                            \n
                          • geringerer Verwaltungsaufwand <\/li>\n<\/ul>\n\n
                              \n
                            • M\u00f6glichkeit der Anpassung an das jeweilige Unternehmensumfeld <\/li>\n<\/ul>\n\n
                                \n
                              • Zeit- und Kosteneinsparungen durch Automatisierung und Digitalisierung von Routineaufgaben <\/li>\n<\/ul>\n\n

                                Konkret <\/strong>aus der Praxis:<\/strong> <\/mark> <\/h3>\n\n
                                  \n
                                • Flottenmanager bei unseren Kunden mit kleineren Fuhrparks (ca. 20\u201325 gemeinsam genutzte Fahrzeuge) sparen monatlich 10\u201320 Stunden<\/strong> ein. <\/li>\n<\/ul>\n\n

                                  Aus Sicht der Mitarbeiter bringen die Keyguru-Boxen eine grundlegende Ver\u00e4nderung der t\u00e4glichen Routine <\/mark> mit sich : <\/mark> <\/strong><\/h4>\n\n
                                    \n
                                  • Schluss mit dem Hin und Her \u2013<\/strong> der Mitarbeiter muss sich nicht um die Logistik der \u00dcbergabe k\u00fcmmern, alles l\u00e4uft automatisch \u00fcber die Box ab <\/li>\n<\/ul>\n\n
                                      \n
                                    • Schl\u00fcssel rund um die Uhr verf\u00fcgbar \u2013<\/strong> bei Carsharing-Fahrzeugen finden die \u00dcbergaben h\u00e4ufig fr\u00fch morgens oder abends statt; mit dem Schlie\u00dffach entfallen diese Unannehmlichkeiten <\/li>\n<\/ul>\n\n
                                        \n
                                      • Weniger Fehler und weniger Telefonate \u2013<\/strong> durch die Automatisierung entfallen Routineaufgaben, sodass sich die Mitarbeiter wichtigeren Aufgaben widmen k\u00f6nnen <\/li>\n<\/ul>\n\n
                                          \n
                                        • Mehr Eigenst\u00e4ndigkeit \u2013<\/strong> der Fahrer muss den Vorgesetzten nicht anrufen, er hat Ruhe und Sicherheit <\/li>\n<\/ul>\n\n

                                          Aus Sicht des Flottenmanagers bietet die Integration eine vollst\u00e4ndige Kontrolle \u00fcber die Bewegung der Schl\u00fcssel, die direkt mit dem Reservierungsprozess verkn\u00fcpft ist \u2013 ohne manuelle Erfassung und ohne die Notwendigkeit, physisch anwesend zu sein.<\/p>\n\n

                                          Wie Michal Valenta vom CCS beschreibt: <\/strong><\/h4>\n\n
                                          \n

                                          \u201eDurch den Einsatz der Keyguru-Boxen ist der manuelle Verwaltungsaufwand praktisch entfallen. Die Daten zu Reservierungen und Schl\u00fcssel\u00fcbergaben werden automatisch gespeichert, und der Fuhrparkmanager hat alles \u00fcbersichtlich an einem Ort.\u201c <\/mark><\/em><\/p>\n<\/blockquote>\n\n

                                          Ein gro\u00dfer Vorteil ist zudem die Kombination aus einem benutzerfreundlichen Buchungs- und Genehmigungssystem mit hochwertiger Hardware f\u00fcr die sichere Schl\u00fcssel\u00fcbergabe. Unternehmen erhalten somit nicht nur eine eigenst\u00e4ndige Software oder ein eigenst\u00e4ndiges Ger\u00e4t, sondern eine einzige implementierte L\u00f6sung, in der gute Software und gute Hardware tats\u00e4chlich zusammenwirken. <\/p>\n\n

                                          Gemeinsam verleihen wir<\/mark> dem Prozess eine gr\u00f6\u00dfere <\/strong>Sinn<\/strong> <\/mark> <\/h2>\n\n

                                          Die Verkn\u00fcpfung von SmartFP<\/strong> und Keyguru<\/strong> bildet ein einheitliches System, in dem die Fahrzeugreservierung, die Genehmigung der Dienstreise \u2013 einschlie\u00dflich der Fahrzeuganmietung \u2013 sowie die Schl\u00fcssel\u00fcbergabe nahtlos ineinander \u00fcbergehen. Dies erm\u00f6glicht Unternehmen eine \u00fcbersichtlichere Fahrzeugverwaltung, weniger manuelle Arbeitsschritte und einen einfacheren t\u00e4glichen Betriebsablauf. <\/p>\n\n

                                          <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

                                          Schluss mit dem Durcheinander bei den Schl\u00fcsseln im Fuhrparkmanagement. So haben wir es mit Keyguru haben sie das Problem gel\u00f6st Es ist 7:20 Uhr morgens. Ein Mitarbeiter soll zu einer Dienstreise aufbrechen, doch die Autoschl\u00fcssel sind nicht verf\u00fcgbar. Der Fuhrparkmanager ist noch nicht eingetroffen. Anrufe. Nachrichten. Warten. 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