Co se změnilo

Odkud Auto Jarov startoval

Docházkový systém ve firmě byl, ale sloužil prakticky jen k příchodům a odchodům kvůli práci na zakázkách. Dovolené a nepřítomnosti běžely úplně mimo něj, na papíře.

Zaměstnanec vypsal žádanku, nadřízený ji podepsal a ručně přepsal do systému. Papírek pak fyzicky putoval na mzdovou účtárnu, kde ho museli znovu zkontrolovat a ještě jednou zadat do Heliosu. Při 600 zaměstnancích a tisícovce žádostí měsíčně byla míst pro chybu spousta.

Cesta krok za krokem

„Ta úspora je opravdu velká, dejme tomu tři dny práce mzdové účtárny se prostě ušetřily. Dneska to zabere tak minutu, protože se to ze systému přehraje automaticky. Systém funguje spolehlivě a rychle, to je to nejdůležitější.“

Václav Rešetar

IT manažer, Auto Jarov

Auto Jarov dnes se SmartFP

Tři čísla, která shrnují celou změnu:

Nejvíc práce ubylo mzdové účtárně, z třídenní měsíční agendy je kontrola na pár minut. Vedoucím odpadlo ruční přepisování a papírky. A lidé napříč firmou dnes plánují dovolenou dopředu, protože zůstatek vidí hned, ubyly i dotazy „kolik mi ještě zbývá“.

Článek Jak jsme Auto Jarov zdigitalizovali docházku a dovolenky pro 600 zaměstnanců se nejdříve objevil na SmartFP.

(Zákazník si přál zůstat v anonymitě, proto neuvádíme jeho jméno.)

Co zavedení SmartFP přineslo?

„Dokud nás bylo deset, věděl jsem o každém, kdo kdy má dovolenou, z hlavy. Jak jsme povyrostli, přestalo to fungovat. V létě jsme zjistili, že si tři lidi ze stejného týmu naplánovali volno na stejný týden – protože to každý řešil se mnou zvlášť a já si to nespojil,“ popisuje jednatel menší firmy začátek problému, který zná spousta rostoucích týmů.

Řeč je o firmě s několika desítkami zaměstnanců. Účetnictví a mzdy si nechává zpracovat externě a měnit to nechtěla. Chtěla ale konečně získat přehled v tom, co se dělo kolem docházky a dovolenek – jednoduše, bez drahého a složitého systému, který by na jejich velikost byl zbytečně velký.

Když agenda visí na jednom člověku a jeho paměti

V menší firmě se docházka a dovolené dlouho neřeší jako „systém“. Řeší se mezi řečí. Zaměstnanec přijde za šéfem nebo napíše na chat, že by si chtěl vzít volno, šéf kývne a tím to pro něj končí. Nikde není záznam, nikde přehled, a kolik komu zbývá dovolené, ví jen účetní – a to až když se zeptá.

„Problém nebyl v tom, že bychom to nezvládali. Problém byl, že to všechno bylo jen v hlavách a v e-mailech. Když jsem byl týden mimo, nikdo nedokázal schválit dovolenou a lidi čekali,“ přiznává jednatel. K tomu se přidávalo ruční hlídání zůstatků v tabulce, do které někdo občas zapomněl zapsat, a nejasno v tom, kdo je vlastně daný den v kanceláři a kdo na home officu nebo mimo.

Nic z toho není katastrofa. Ale jak firma rostla, drobné zádrhely se začaly sčítat – a braly čas právě lidem, kteří ho měli nejmíň.

Proč padla volba na SmartFP

Firma nehledala rozsáhlý HR systém s desítkami funkcí, které by nikdy nevyužila. Hledala jednoduchý způsob, jak dostat docházku a dovolené z hlav a e-mailů do jednoho přehledného místa – a hlavně něco, co zvládne používat každý hned, bez školení.

SmartFP dával smysl přesně proto, že se přizpůsobí velikosti firmy. Menší tým může začít tím, co reálně potřebuje – evidencí docházky, žádostmi o dovolenou a jejich schvalováním – bez zbytečné složitosti. A protože SmartFP není jen docházka, ale platforma s dalšími agendami napříč HR, ekonomikou i provozem, firma věděla, že až povyroste a bude chtít digitalizovat něco dalšího, nebude muset hledat nový nástroj.

Jak to vypadá dnes

Zaměstnanec dnes podá žádost o dovolenou nebo jinou nepřítomnost přímo v systému. SmartFP mu rovnou ukáže, kolik mu zbývá, a pošle žádost nadřízenému. Ten ji vidí i s kontextem – tedy kdo další z týmu už má na daný termín schválené volno – a odsouhlasí ji pár kliknutími. Když je zrovna mimo, může žádost schválit z mobilu, takže nikdo nečeká.

HR i vedení mají poprvé přehled o docházce a nepřítomnosti v reálném čase. Zůstatky dovolené se počítají podle nastavených pravidel a data slouží jako podklad pro mzdy, které firma předává své účetní.

„Největší úleva je, že to nestojí na mně,“ shrnuje jednatel. „Lidi si podají žádost, vedoucí schválí, každý si vidí svůj zůstatek. Já už nejsem to úzké hrdlo, přes které musí projít každá dovolená.“

Nasazení bez dramatu

Firma neměla vlastní IT oddělení, takže se bála složitého nasazení. Ukázalo se ale, že to zvládne bez problémů. Systém se nastavil podle pravidel firmy – kolik komu náleží dovolené, kdo co schvaluje – a jediným technickým krokem bylo sladění automatických notifikací s doručováním e-mailů. Po tom začaly upozornění na žádosti chodit spolehlivě.

„Čekal jsem, že to bude na týdny a budu potřebovat ‚ajťáka‘. Nebylo. Nastavili jsme to a druhý den to používali všichni,“ popisuje jednatel.

Co se změnilo

Docházka a dovolené mají dnes ve firmě jasný řád, i když je jich pár desítek. Žádosti mají jasný stav a schvalování jasného majitele. Nikdo dvakrát nenaplánuje kolizi ve stejném týmu, protože je hned vidět, kdo už má volno schválené. Zaměstnanci vidí svůj zůstatek kdykoli a jednatel přestal být člověkem, bez kterého se nepohne žádná dovolená.

A protože SmartFP roste s firmou, tým už zvažuje další kroky – od evidence zaměstnanců po elektronické podepisování dokumentů na stejné platformě.

Řešíte docházku a dovolené podobně „z hlavy“?

Ukážeme vám na nezávazném demu, jak SmartFP zvládne docházku a dovolené i v menší firmě – jednoduše a bez zbytečné složitosti. Požádejte o ukázku na smartfp.cz

Článek Malá firma, velký zmatek v dovolených? Jak si menší tým udělal v docházce pořádek se nejdříve objevil na SmartFP.

Potřebujete odjet. Auto máte rezervované.
Ale klíče jsou zamčené v kanceláři.

Přesně taková situace ukazovala, že samotná rezervace služebního vozidla nestačí. Pokud je
vyzvednutí klíčů závislé na někom dalším, celý proces se může zbytečně zaseknout.

Rezervace služebních vozidel v Kooperativě fungovala. Problém ale vznikal ve chvíli, kdy si
měl zaměstnanec auto skutečně převzít.

Klíče byli uloženy v kanceláři a pro jejich vydání i vrácení byla nastavena služba autoprovozu.
Zaměstnanci tak museli chodit pro klíče osobně a stejně tak je po návratu z cesty zase vracet
zpět do kanceláře nebo nechávat na recepci v případě pozdního příjezdu.

„Měli jsme klíče u nás v kanceláři. Zaměstnanci si rezervovali vozidlo a potom si chodili pro klíče k nám do kanceláře. Stejně tak je k nám zase vraceli.“ ( říká Stanislav Žoudlík, odborný referent, Kooperativa)

V běžném provozu to znamenalo zbytečné omezení. Auto mohlo být rezervované, ale
samotné předání klíčů bylo navázané na dostupnost lidí a provozní dobu kanceláře.

Nejvíc se to projevovalo ve chvílích, kdy zaměstnanci potřebovali vozidlo mimo běžnou
pracovní dobu, brzy ráno, večer nebo o víkendu.

„My jsme měli samozřejmě otevřeno jen od nějaké doby do nějaké doby. Teď už si klíče můžou vyzvedávat kdykoliv.“ ( říká Stanislav Žoudlík, odborný referent, Kooperativa)

Kde byl hlavní problém

Hlavní komplikací nebyla samotná evidence vozidel ani rezervace. Ta už fungovala.

Slabým místem bylo fyzické předávání klíčů.

Klíče musel někdo vydat, někdo převzít zpět a zároveň bylo potřeba řešit i informace po
návratu vozidla, například jestli je auto v pořádku, poškozené, nebo jestli potřebuje umýt.

Celý proces tak zbytečně zatěžoval správce vozidel a zároveň omezoval zaměstnance, kteří
byli při vyzvednutí auta závislí na provozní době kanceláře.

Co Kooperativa potřebovala změnit

Cílem bylo zjednodušit předávání klíčů tak, aby zaměstnanci mohli služební vozidla využívat
flexibilněji.

Kooperativa potřebovala řešení, které propojí rezervaci vozidla s bezpečným výdejem klíčů a
zároveň umožní jednoduché vrácení po skončení jízdy.

Důležité bylo hlavně:

• aby klíče nemusel nikdo fyzicky vydávat,
• aby si je zaměstnanec mohl vyzvednout samostatně,
• aby vrácení fungovalo stejným způsobem,
• aby správce dostal informaci, pokud s vozidlem není něco v pořádku,
• a aby celý proces nebyl omezený pracovní dobou kanceláře.

Jak pomohly Keyboxy SmartFP

SmartFP v Kooperativě propojilo rezervaci vozidel s Keyboxem.

„Keyboxy používáme na vydávání klíčů. V rámci programu od SmartFP máme i rezervaci vozidel a celé nám to řeší to, že klíčky už nemusí nikdo vydávat.“ ( říká Stanislav Žoudlík, odborný referent, Kooperativa)

Zaměstnanec si vozidlo rezervuje v systému a následně získá PIN pro vyzvednutí klíčů. Po
zadání PINu se otevře příslušná přihrádka v Keyboxu a zaměstnanec si klíče převezme.

Po návratu funguje proces podobně. Zaměstnanec znovu zadá PIN, otevře se správná
přihrádka a klíče vrátí zpět.

„Zaměstnanec si klíče vyzvedne, odjede a když se vrátí, zadá PIN znovu. Otevře se příslušná přihrádka, vrátí klíče a odpoví, jestli je všechno v pořádku, nebo jestli je tam nějaká závada.“ ( říká Stanislav Žoudlík, odborný referent, Kooperativa)

Součástí vrácení je také jednoduché potvrzení stavu vozidla. Zaměstnanec může nahlásit, zda
je všechno v pořádku, případně upozornit na závadu, poškození nebo potřebu umytí auta.

Správce tak nemusí být u každého předání osobně. Do procesu vstupuje hlavně ve chvíli, kdy
je potřeba něco řešit.

„Nás to upozorní, když má auto nějakou závadu, potřebuje umýt nebo podobně.“ ( říká Stanislav Žoudlík, odborný referent, Kooperativa)

Co se změnilo v praxi

Největší rozdíl je ve flexibilitě.

Zaměstnanci už nemusí čekat, až bude někdo v kanceláři. Klíče si mohou vyzvednout i vrátit
samostatně, ve chvíli, kdy to odpovídá jejich rezervaci a potřebám provozu.

To výrazně zjednodušuje používání služebních vozidel mimo běžnou pracovní dobu.

Dříve bylo nutné přijít pro klíče osobně. Dnes celý proces proběhne přes rezervaci, PIN a
Keybox.

„Hlavní přínos je flexibilita. Člověk si může klíčky vzít kdykoliv.“ ( říká Stanislav Žoudlík, odborný referent, Kooperativa)

Méně ruční práce pro správce vozidel

Keyboxy zároveň omezily každodenní operativu kolem vydávání klíčů.

Správce už nemusí řešit každé běžné převzetí a vrácení vozidla. Pokud je všechno v pořádku,
proces proběhne automaticky.

Pokud zaměstnanec při vrácení nahlásí problém, systém na to upozorní odpovědné osoby. U
běžných provozních věcí, jako je například potřeba umytí auta, se situace jednoduše předá k
vyřízení. U vážnějších věcí, například poškození vozidla, se už řeší další postup individuálně.

„Když je potřeba auto umýt, tak to už s nikým nekomunikujeme. Vezmeme to a vykonáme, co je potřeba udělat.“

Díky tomu se správce věnuje hlavně situacím, které skutečně vyžadují jeho pozornost.

Výsledek

Kooperativa dnes využívá Keyboxy SmartFP jako samoobslužné místo pro vyzvednutí a
vrácení klíčů od služebních vozidel.

Díky propojení s rezervací vozidel se celý proces výrazně zjednodušil. Zaměstnanci mají větší
volnost při plánování cest a správci vozidel nemusí řešit každé běžné předání klíčů osobně.

Největší rozdíl ale není jen v tom, že jsou klíče bezpečně uložené. Důležité je, že celý proces
navazuje na rezervaci, funguje samoobslužně a zároveň předává odpovědným osobám
informace o stavu vozidla po jeho vrácení.

Jednou větou

Na závěr jsme se zeptali, jak by přínos Keyboxů shrnul jednou větou:

„Větší flexibilita pro používání vozidel.“ ( říká Stanislav Žoudlík, odborný referent, Kooperativa)

Článek Jak Kooperativa zjednodušila předávání klíčů od služebních vozidel. se nejdříve objevil na SmartFP.

IT požadavky měli pod kontrolou. Problém byl, že systém, který je měl řídit, přestal stačit.

S rostoucím množstvím požadavků a nároků na přehled i automatizaci začalo být jasné, že stávající řešení nedokáže pokrýt reálný provoz.

V AAA AUTO řeší každý den široké spektrum požadavků – od incidentů a servisních requestů až po change requesty a interní požadavky z vývoje.

Firma přitom neřešila, jestli nějaký systém mít. Už ho měla. Postupně se ale ukazovalo, že přestává odpovídat tomu, jak tým reálně pracuje – ať už z pohledu funkcionality, nebo dalšího fungování a licencování.

„Používali jsme jiný ticketovací nástroj, ale už nám přestal stačit a nesplňoval to, co jsme od něj potřebovali.“ (říká Jan Dušek, interní vývoj, AAA AUTO)

Kde se problém ukazoval nejvíc

Nejvíc se to projevovalo při řešení požadavků v průběhu dne – ve chvílích, kdy jich přicházelo víc najednou a řešilo je více lidí napříč týmy.

AAA AUTO už sice používalo ticketovací nástroj, ale ten postupně přestával odpovídat jejich potřebám. Kromě omezení ve funkcionalitě naráželi i na limity spojené s licencováním, které komplikovaly další rozvoj a práci s nástrojem.

S rostoucím množstvím požadavků tak začalo být složité udržet v systému aktuální a kompletní přehled. Některé informace se do něj vůbec nedostaly nebo nebyly snadno dohledatelné, což vedlo k nutnosti pracovat s více zdroji zároveň.

Ve chvíli, kdy bylo potřeba rychle zjistit stav konkrétního požadavku nebo se vrátit k jeho historii, nebyl systém schopný poskytnout jednoznačnou odpověď bez dalšího dohledávání.

Vedle toho chyběla i návaznost mezi požadavky. Věci, které spolu souvisely, se řešily odděleně a bez kontextu, což ztěžovalo orientaci i další práci s nimi.

Co zákazník potřeboval změnit

Zákazník potřeboval systém, který odpovídá reálnému provozu – zvládne různé typy požadavků, dokáže je strukturovat a udrží přehled i ve chvíli, kdy jich přichází větší množství najednou.

Nešlo jen o jeden typ ticketů, ale o kombinaci požadavků z různých oblastí – incidenty, servisní požadavky, změny i požadavky z vývoje. Každý z nich má jiný průběh a jinou prioritu.

• co se řeší
• v jakém je to stavu
• kdo za to odpovídá

A zároveň omezit ruční předávání informací, které celý proces zpomalovalo.

Jak pomohl SmartFP Helpdesk

Po nasazení SmartFP Helpdesku se práce s požadavky sjednotila do jednoho systému.

Každý požadavek má dnes svůj ticket, ke kterému je přiřazený stav, kategorie i konkrétní řešitel. Veškerá komunikace probíhá přímo u něj, takže není potřeba nic dohledávat mimo systém.

Důležitá část procesů se navíc automatizovala — požadavky se po zadání rovnou zařadí, přiřadí a posouvají dál.

„Spoustu věcí už je automatizovaných. Uživatel něco zadá a rovnou se to propíše do systému.“ (říká Lucie Tvrdíková, L2 Support, AAA AUTO)

Co v praxi šetří čas nejvíc

V AAA AUTO se v praxi nejvíc osvědčily funkce, které odstraňují manuální práci a zjednodušují předávání požadavků mezi týmy.

Jednou z klíčových oblastí je napojení na vývoj. Požadavky, které přichází e-mailem, se dnes automaticky zakládají jako tickety a rovnou se propisují do DevOps (TFS), kde je přebírá vývoj.

Dříve bylo nutné tyto požadavky přepisovat ručně, což celý proces zdržovalo.

„Dnes se požadavek z e-mailu rovnou založí jako ticket a propíše se do DevOps. Dřív jsme to museli přepisovat ručně.“ (říká Lucie Tvrdíková, L2 Support, AAA AUTO)

Důležitou roli hraje také časová osa požadavků, která umožňuje sledovat celý průběh řešení.

Tým má díky ní přehled o tom, kdo s požadavkem pracoval, kam se posunul a v jakém je aktuálně stavu. Zároveň ji využívají i pro vykazování práce a reporting.

„Máme přehled o tom, kdo s ticketem pracoval a kam se posunul. Využíváme to i pro vykazování práce.“ (říká Jan Dušek, interní vývoj, AAA AUTO)

V praxi se osvědčila také práce s návaznými a sloučenými požadavky.

Požadavky, které spolu souvisí, je možné propojit nebo sloučit, takže tvoří jeden celek a lépe se s nimi pracuje. Tým tak má lepší přehled o souvislostech a nemusí jednotlivé části řešit odděleně.

Přehled, který dřív chyběl

Jedním z důležitých posunů je i práce s daty.

Dřív bylo složité zpětně zjistit, kolik požadavků se řeší, jak dlouho trvají nebo kde vznikají zdržení.

Dnes má firma data na jednom místě a může s nimi dál pracovat — například při reportingu nebo vyhodnocování.

„Můžeme si stahovat data z databáze a dělat si reporting, což dřív nešlo.“ (říká Jan Dušek, interní vývoj, AAA AUTO)

Výsledek

AAA AUTO dnes používá SmartFP Helpdesk jako centrální místo pro řízení požadavků.

Díky tomu má lepší kontrolu nad procesy, rychlejší zpracování požadavků a menší závislost na ruční komunikaci.

Největší rozdíl ale není v samotné evidenci. Je v tom, že lidé už nemusí zpětně skládat informace z různých zdrojů a řešit, jestli je všechno hotové.

Jednou větou

Na závěr jsme se zeptali, jak by SmartFP Helpdesk popsali jednou větou:

„Rychlé vyřešení ticketu.“ (říká Lucie Tvrdíková, L2 Support, AAA AUTO)

Článek AAA AUTO zrychlilo řešení IT požadavků díky SmartFP Helpdesku se nejdříve objevil na SmartFP.

Notebook firma většinou dohledala snadno. Jenže kolem něj se postupně nabalovaly další věci – monitor, dokovací stanice, telefon, příslušenství, někdy i licence nebo jiné drobnosti. A právě ty často zůstávaly rozeseté v různých záznamech, poznámkách nebo jen v paměti lidí.

„Největší problém nebyl u hlavního zařízení. To jsme většinou dohledali. Horší byly všechny ty menší věci okolo, které se zaměstnanci přidávaly postupně a člověk si pak nemohl být jistý, jestli na něco nezapomněl.“ (říká zástupce zákazníka)

(Zákazník si přál zůstat v anonymitě, proto není uvedeno jeho jméno.)

Kde se problém ukazoval nejvíc

Nejvíc se problém projevil při výstupu zaměstnance. Firma potřebovala rychle zjistit, co všechno má zaměstnanec vrátit a co už skutečně vrátil. Místo rychlé kontroly ale často přicházelo dohledávání v evidenci, procházení starších záznamů a ověřování u kolegů. Nešlo o dramatický problém každý den, ale o nepříjemnost, která se pravidelně vracela a zbytečně brala čas.

Vedle toho zákazník řešil i provozní majetek, u kterého potřeboval hlídat termíny revizí a kontrol. Typickým příkladem byly hasicí přístroje a další zařízení, kde je důležité vědět o blížícím se termínu dopředu, ne až ve chvíli, kdy propadne.

„Dřív jsme měli část věcí v evidenci a část bokem. U revizí to bylo podobné. Když to nehlídá systém, snadno se stane, že něco zůstane jen v tabulce nebo v kalendáři jednoho člověka.“ (říká zástupce zákazníka)

Co zákazník potřeboval změnit

Zákazník potřeboval hlavně dvě věci. Za prvé chtěl u každého zaměstnance rychle vidět, jaký majetek má přidělený. Za druhé chtěl dostat pod kontrolu termíny, které se k majetku vážou, aby nemusel spoléhat na ruční hlídání.

Nešlo tedy o to pořídit nový seznam majetku. Šlo o to, aby evidence pomáhala v konkrétních situacích, které ve firmě skutečně nastávají. Aby při odchodu zaměstnance nikdo nemusel pátrat, co všechno má vrátit, a aby u vybraného majetku bylo jasné, kdy se blíží revize nebo jiná kontrola.

Jak pomohla platforma SmartFP

Ve SmartFP jsme zákazníkovi nasadili modul Správa majetku tak, aby se evidence propojila s každodenní praxí. U každé položky je možné vidět, komu je přidělená, kde se nachází, jakou má historii a jaké termíny nebo dokumenty se k ní vztahují.

Díky tomu dnes zákazník při výstupu zaměstnance neřeší majetek zpětně z několika zdrojů, ale z jednoho přehledu. Stejně tak má v systému i upozornění na blížící se revize a kontroly, takže se důležité termíny neztrácejí mimo hlavní evidenci.

„Dřív jsme při výstupu zaměstnance hodně spoléhali na to, že si někdo vzpomene a všechno dohledá. Dnes máme přehled hned a víme, co má být vráceno. To je pro nás největší rozdíl.“ (říká zástupce zákazníka)

Co se změnilo v praxi

Po nasazení řešení získal zákazník hlavně větší jistotu. Ne v tom smyslu, že by se najednou všechno zázračně vyřešilo samo, ale v tom, že důležité informace už nejsou rozeseté na několika místech. Při vracení majetku je jednodušší ověřit, co má zaměstnanec u sebe. U provozních položek je zase snazší pohlídat, co se blíží a co je potřeba řešit včas.

Právě to byl pro zákazníka největší přínos. Ne další „evidence“, ale systém, který snižuje počet slepých míst a pomáhá v situacích, které bývají v provozu zbytečně nepříjemné.

Výsledek

Zákazník dnes používá SmartFP jako místo, kde má přehled jak o přiděleném majetku zaměstnanců, tak o vybraném provozním majetku a navázaných termínech. Díky tomu má jednodušší výstupy zaměstnanců, menší závislost na ručním dohledávání a lepší kontrolu nad věcmi, které dřív snadno zapadly.

Na přání zákazníka publikujeme tuto případovou studii anonymně.

Článek Největší problém správy majetku? Když nevíte, co má kdo u sebe se nejdříve objevil na SmartFP.

Řešením bylo zavést SmartFP jako řízený onboardingový proces, od osobního dotazníku před nástupem přes generování dokumentů a e-podpis až po seznámení se směrnicemi a e-learning.

(Zákazník si přál zůstat v anonymitě, proto není uvedeno jeho jméno.)

Co zavedení SmartFP přineslo?

• Méně ruční práce a chyb díky dotazníku a předvyplnění dat
• Prokazatelné podpisy a seznámení bez obíhání a papírových archů
• Přehled o stavu onboardingu (kdo je v jakém kroku a co chybí)
• Dohledatelnost změn díky historii/časové ose v kartě zaměstnance
• Návaznost na další systémy přes REST API (mzdy/účetnictví řeší zákazník ve svých nástrojích)

O zákazníkovi (přál si zůstat v anonymitě)

Organizace se stovkami zaměstnanců, která nabírá průběžně a potřebuje udržet onboarding jednoduchý, opakovatelný a auditovatelný. Mzdy a účetnictví provozuje ve vlastním systému, onboarding chtěla řešit samostatně, ale tak, aby data plynule navazovala.

„Cíl byl jednoduchý: méně ruční práce a víc přehledu. A hlavně, aby nic nezapadlo.“ (říká ředitel firmy)

S čím se onboarding potýkal

Před zavedením SmartFP onboarding nejčastěji narážel na:

• ruční přepisování údajů z dotazníků do evidence zaměstnanců
• dokumenty v různých verzích a na více místech
• složitější formuláře, které umí správně vyplnit jen účetní (daňové/mzdové dokumenty)
• chybějící průkaznost seznámení se směrnicemi (kdo četl, kdo potvrdil, kdy)
• podpisy “na poslední chvíli” a urgence místo řízeného kroku

„Onboarding nám fungoval, ale byl to mix e-mailů, tabulek a paměti lidí. V náporu se to prostě rozsype.“ (říká ředitel firmy)

Proč padla volba na SmartFP

Zákazník zvolil SmartFP, protože potřeboval proces, který:

• dá HR jednoduchý postup krok za krokem,
• automatizuje rutinní část (přepis, generování dokumentů),
• řeší podpisy a souhlasy,
• umožní seznámení a vzdělávání na jednom místě,
• a zároveň se umí napojit na další systémy.

Jak to funguje v praxi

Osobní dotazník před nástupem
HR založí kandidáta, odešle dotazník, kandidát vyplní údaje online. HR data zkontroluje a potvrdí, a SmartFP je jedním kliknutím převede do karty zaměstnance.
Výsledek: méně chyb a žádné ruční přepisování.

Dokumenty a podpisy bez papírování
Dokumenty se generují ze šablon do PDF, složitější části pomáhá vyplnit průvodce s předvyplněním a následně se vše odešle k e-podpisu přes běžné služby.
Výsledek: méně oprav a rychlejší dokončení nástupu.

Seznámení se směrnicemi + e-learning
Notifikace, prokazatelné splnění a přehled pro HR. Součástí mohou být i onboardingové kurzy a testy.
Výsledek: jasný přehled o splnění na jednom místě.

SmartFP lze zároveň napojit na další systémy přes REST API; mzdy a účetnictví zákazník řeší ve vlastních nástrojích.

Implementace: rychlé nasazení, jen standardní IT nastavení

Nasazení proběhlo formou pilotu. Jediným nutným krokem bylo sladění doručování automatických e-mailů s interní bezpečnostní politikou zákazníka (whitelist). Po tomto nastavení byly notifikace i výzvy k podpisu stabilně průchozí.

„Byla to běžná IT formalita. Jakmile se povolil odesílatel, všechno začalo chodit spolehlivě.“
(říká ředitel firmy)

Dopad na každodenní práci

• onboarding má jasnou strukturu a je opakovatelný
• HR má přehled o stavu kroků (dotazník, podpisy, seznámení, kurzy)
• méně manuálních zásahů a méně chyb díky předvyplnění a šablonám
• prokazatelnost souhlasů, podpisů i seznámení
• možnost plynulého předání dat do dalších systémů

„Největší změna je v klidu. Už to nestojí na tom, kdo si co pamatuje, systém hlídá kroky a my jen řídíme výjimky.“ (říká ředitel firmy)

Další kroky

Zákazník plánuje onboarding dál rozšiřovat o další navazující kroky po nástupu (např. smlouvy, docházka a další).

Článek SmartFP zjednodušil onboarding a dal HR procesům jasný řád se nejdříve objevil na SmartFP.

(Zákazník si přál zůstat v anonymitě, proto není uvedeno jeho jméno.)

„Byl to totální chaos. Neměli jsme přehled o nákladech, zaměstnanci dělali chyby při vyplňování příkazů a všechno se posílalo v mailech nebo fyzicky. Když jsme potřebovali najít účtenku, trvalo to věčnost,“ říká zástupce zákazníka.

Výchozí stav: Co zákazník řešil a proč?

Před zavedením SmartFP zákazník dlouho používal papírové cestovní příkazy, což znamenalo ruční zadávání údajů, dlouhé schvalovací procesy a nepřehlednost. Příkazy se předávaly mezi odděleními, což často vedlo k zpoždění. Když se nějaký dokument ztratil nebo chyběl, celý proces se zbytečně prodloužil.

„Dokumenty se snadno ztratily nebo se do nich musely doplnit chybějící údaje, což zpomalovalo celý proces,“ říká zástupce zákazníka.

Rozsah a popis projektu

Zákazník se rozhodl implementovat platformu SmartFP s modulem Cestovní příkazy tak, aby celý proces pracovní cesty probíhal online, od podání žádosti, přes schvalování až po vyúčtování. Cílem bylo sjednotit evidenci cest, odstranit ruční přepisování a zjednodušit dohledávání podkladů včetně účtenek a příloh.

Součástí projektu bylo:

• nasazení a konfigurace modulu Cestovní příkazy v prostředí zákazníka 

• nastavení schvalovacího workflow a odpovědností

• vytvoření přehledného archivu cest pro dohledávání a kontrolu

• integrace na stávající mzdový software zákazníka

Než se zákazník rozhodl přejít na SmartFP, domluvil si schůzku, kde měl možnost si vyzkoušet demo systému. Tato příležitost umožnila firmě oťukat si systém, zjistit, jak všechno funguje v praxi, a hlavně si být jistí, že procesy skutečně zjednoduší. Demo bylo klíčovým krokem, které firmě ukázalo, jak rychlé a efektivní bude mít cestovní příkazy online.

„Nebyli jsme si úplně jisti, zda bude všechno fungovat tak, jak jsme si představovali, ale demo nás přesvědčilo, že to je krok správným směrem,“ dodává zástupce firmy.

Problém s SAAS a jeho řešení

Zákazník původně plánoval provozovat systém jako SaaS (Software as a Service), kde by si platformu pronajímal. Při integraci s jejich stávajícím mzdovým softwarem jsme ale narazili na problém: jejich on-premise mzdový software neumožňoval přístup zvenčí, což znamenalo, že SmartFP nemohlo fungovat na SaaS platformě. Bylo tedy nutné SmartFP nainstalovat on-premise, přímo na stejný server jako mzdový software. Tento problém jsme úspěšně vyřešili a integrace proběhla hladce.

Jsme flexibilní z pohledu umístění softwaru, podporujeme jak SaaS, tak on-premise nasazení, podle potřeb našich zákazníků.

Které vlastnosti zákazník nejvíce oceňuje?

Zákazník oceňuje především to, že má vše na jednom místě, přehledně a bez ručního přepisování, včetně dostupnosti z mobilního zařízení.

„Teď máme vše na jednom místě a přístupné i z mobilu, klidně i na pláži, což nám celý proces výrazně zjednodušilo a urychlilo,“ říká zástupce zákazníka.

Mezi nejvíce ceněné přínosy a funkce patří:

• Úspora času, rychlé schvalování
• Vyplňování klidně i z mobilního zařízení
• Synchronizace s vyhláškami a aktuálními kurzy měn
• Možnost zadat žádost za někoho jiného
• Automatické propojení na vyúčtování a další…
• Snadné filtrování archivovaných příkazů

„Schválení cestovních příkazů teď trvá jen pár minut místo týdnů, což celý proces zrychlilo. Díky propojení se zákonnými vyhláškami a kurzy měn z ČNB máme jistotu, že náklady jsou vždy v souladu s předpisy. Navíc máme možnost zadávat žádosti za jiné osoby, což šetří čas a usnadňuje správu,“ dodává.

Spolupráce: průběh implementace a komunikace

Celá spolupráce začala úvodním sladěním očekávání a upřesněním požadavků se zástupcem obchodu a projektovým manažerem.

„Na začátku jsme si prošli možnosti řešení a vyjasnili si, co přesně potřebujeme. Pomohlo nám to vybrat nastavení, které pro nás dávalo smysl,“ říká zástupce zákazníka.

Projektový manažer následně vedl implementaci a průběžně řešil doplňující otázky a konkrétní nastavení podle interních procesů zákazníka.

„Potřebovali jsme sladit systém s našimi postupy a měli jsme k tomu řadu dotazů. Díky průběžným konzultacím jsme se posouvali krok za krokem bez zbytečných zádrhelů,“ dodává.

Zákazník oceňoval hlavně to, že se během implementace řešily i detaily, které v praxi rozhodují o tom, jestli systém opravdu sedne do každodenního provozu.

„Bylo pro nás důležité, že jsme si věci mohli průběžně vyjasňovat a doladit nastavení vysvětlitelně a srozumitelně,“ shrnuje zástupce zákazníka.

Výsledek projektu: přínosy pro zákazníka

Kdybychom to měli shrnout jednou větou: Přechod na online cestovní příkazy přinesl rychlost, efektivitu a přehlednost. Celý proces je teď automatizovaný, rychlý a bez chyby, což zákazníkovi výrazně zlepšilo administrativu ve firmě.

„S přechodem na online systém je vše automatické. Máme okamžitý přehled o stavu cestovních příkazů a schvalovacích procesech, což dříve nebylo vůbec tak přehledné. Teď se můžeme soustředit na důležitější úkoly a nemusíme se zabývat administrativními detaily,“ uzavírá zástupce zákazníka.

Závěr: Cestovní příkazy ve SmartFP

Pokud i vy chcete zrychlit a zjednodušit správu cestovních příkazů ve vaší firmě, SmartFP je ideální řešení. Domluvte si schůzku a zjistěte, jak vám online cestovní příkazy ušetří čas, zlepší přehlednost a eliminují chyby v administrativě.

Přechod na online systém pro správu cestovních příkazů je snadný a efektivní krok, který zjednoduší každodenní práci vašich zaměstnanců a přinese přehlednost do všech procesů.

Článek Papírové vs. online cestovní příkazy: Výhody digitalizace se SmartFP se nejdříve objevil na SmartFP.

Smlouvy, objednávky, zákaznické požadavky i výkazy práce – to vše má IT firma VGD Technologies díky SmartFP v jednom systému. To jí umožnilo řadu činností automatizovat a ty ostatní výrazně zrychlit, například díky integrovanému elektronickému podepisování.

VGD Technologies řeší pro své klienty uživatelskou podporu a správu IT systémů. Některé dokumenty jako smlouvy a objednávky měli původně uložené ve složkách na serveru, jiné skladovali v papírové podobě. Bylo to nepřehledné a stávalo se, že firma klientům fakturovala špatné částky. 

To byl hlavní impuls k řešení situace. „Potřebovali jsme si udělat v dokumentech pořádek. Navíc pořád rosteme a nechtěl jsem, abychom trávili stále víc času papírováním,“ říká Martin Brabenec, partner ve VGD Technologies. 

Zvažovali více možností a nakonec se rozhodli oslovit nás. Platformu SmartFP používá i jeden z klientů VGD Technologies a díky tomu věděli, že umožňuje úpravy na míru.

Přínos SmartFP pro VGD Technologies ve třech bodech

• Nárůst vyfakturovaných hodin o 45 % díky lepší evidenci a propojení s objednávkami a smlouvami.
• Schvalování smluv a objednávek zabere díky elektronickým podpisům jen pár minut.
• Data jsou na jednom místě, dají se snadno dohledat a agendy jsou propojené

První modul byl nasazený za měsíc

Systém jsme ve VGD Technologies nasadili už za měsíc od prvního společného callu. Původně IT firma plánovala využít pouze evidenci objednávek a smluv, ale později se rozhodla SmartFP doplnit o další moduly, jako je třeba helpdesk.  

„Oproti jiným dodavatelům je Gappex specifický v tom, že systém dokázal přizpůsobit našim procesům. Třeba náš předchozí helpdesk to neumožňoval,“ říká Martin Brabenec.

Na celé implementaci byla podle něj nejnáročnější definice procesů, podle kterých jsme jim SmartFP nastavovali. „Systém lze maximálně přizpůsobit na míru, ale je potřeba, aby klient určil, jak se má v jednotlivých situacích chovat,“ vysvětluje Lukáš Pavlík, projektový manažer SmartFP.

Pokud má firma zaběhlé procesy, stačí, když je popíše. Ale to ve VGD Technologies úplně nešlo. Jejich agendy původně nebyly propojené, takže nestačilo zkopírovat stávající procesy. V IT firmě si museli nejdřív stanovit, jaké procesy chtějí mít, až bude vše v jednom systému.

Objednávky jsou schválené a elektronicky podepsané za pár minut

Dříve ve VGD Technologies pracovali s papírovými objednávkami. Na základě poptávky klienta si vytiskli tabulku s objednanými položkami a pak začalo shánění podpisů od nadřízených a od klienta. 

Po nasazení modulu Evidence objednávek se celý proces digitalizoval. Zaměstnanec v systému nakliká objednávku a zadá potřebné parametry, např.:

• jestli se fakturuje měsíčně či kvartálně, 
• v jaké měně
• a na které účetní středisko klienta se bude fakturovat.

Jakmile objednávku uloží, SmartFP ji automaticky pošle příslušnému manažerovi VGD Technologies ke schválení. Ten objednávku elektronicky podepíše díky propojení SmartFP se službou Signi. 

Schválenou a podepsanou objednávku SmartFP automaticky posílá klientovi, který ji podepíše stejným způsobem. „Novou objednávku nyní zprocesujeme v řádu minut a elektronické podepisování je snadné i pro technicky méně zdatné klienty. Díky tomu přechod na elektronické objednávky hodnotím jako velký krok vpřed,“ říká Martin Brabenec. 

Objednávky jsou propojené s modulem Evidence klientů. Ten funguje jako základní CRM (nástroj pro řízení vztahů se zákazníky). V něm jsou uvedené například kontaktní osoby od klienta a jejich e-maily, na které se zasílají objednávky k podpisu. Velkou výhodou je, že v modulu lze zadat i klientova účetní střediska.

Jakmile zaměstnanec objednávku připraví, automaticky z ní vygeneruje akceptační protokol, případně položky ještě ručně upraví. Protokol pak pošle přes SmartFP klientovi ke kontrole a elektronickému podpisu. 

Každá objednávka je navíc propojená s příslušnou smlouvou (modul Evidence smluv) a díky tomu je v nich pořádek. „Možnost implementace dalších modulů s klienty vždy probíráme. Díváme do budoucna a přemýšlíme nad tím, jaké procesy navazují na aktuálně řešenou situaci. Dokážeme pak navrhnout, který další modul se firmě může hodit, jako v tomto případě Evidence smluv navazující na Evidenci objednávek,“ popisuje Lukáš Pavlík.

Konec ručního přepisování požadavků od klientů

Dřív ve VGD Technologies používali samostatný software na helpdesk. Tomu ale končila licence a rozhodli se ji už neprodlužovat. Místo toho přešli na helpdesk ve SmartFP.  

Klienti jim posílají požadavky na k tomu určenou e-mailovou adresu. SmartFP z ní zprávy vyčte a vytvoří z nich v systému požadavky, takže je zaměstnanec nemusí přepisovat. Zadání od některých klientů se automaticky přidělí předem nastavenému řešiteli. Jiné požadavky ve SmartFP přidělují řešitelům ručně. 

Někteří klienti mají i přístup do helpdesku a své požadavky zadávají přímo tam. V rámci požadavku může technik komunikovat přímo s klientem, ale má i možnost napsat interní zprávu, kterou uvidí pouze jeho kolegové.

Přehled o odpracovaných hodinách

Důležitým modulem jsou Výkazy práce. Zaměstnanci ve SmartFP jednoduše evidují, kolik času strávili řešením konkrétního požadavku. Vedení firmy má díky tomu přehled, kolik jednotlivé požadavky zabraly času nebo který klient je časově nejnáročnější. Vidí také, jaký byl odhadovaný čas na zakázku a kolik se skutečně odpracovalo. 

„Po nasazení SmartFP se nám zvýšil počet evidovaných hodin o zhruba 45 %, a těch fakturovaných klientům o 20 %. Už se nestává, že by lidé na projektu odvedli práci a zapomněli tyto hodiny zapsat do systému. Oceňuji také propojení výkazů s objednávkami a smlouvami. Dobře vidíme, jestli jsme se vešli do objednaného paušálu, nebo potřebujeme fakturovat hodiny navíc,“ popisuje Martin Brabenec. 

V minulosti se totiž stávalo, že zaměstnanci hodiny vykazovali až v závěru projektů nebo údaje úplně neodpovídaly realitě.

Podklady k fakturaci na jedno kliknutí

Původním impulzem, proč ve VGD Technologies chtěli digitalizovat, byly chyby ve fakturaci. Po nasazení SmartFP k nim už nedochází.  

Snadno si v systému vygenerují report, který obsahuje například:

• označení objednávky, ke které se výkaz váže,
• přesný rozpis odpracovaných hodin,
• hodinovou sazbu
• a celkovou cenu.

Ten pak posílají klientovi a zároveň slouží jako podklad pro fakturaci v účetním systému Helios. Do budoucna plánují do SmartFP doplnit přímé propojení s Heliosem. Díky tomu by do účetního systému rovnou přišly podklady a automaticky by se z nich vygenerovala faktura.

Firma VGD Technologies používá v našem modulárním systému SmartFP tato řešení:

• Evidence klientů (Řešení na míru) 
• Evidence smluv
• Evidence objednávek
• Akceptační formulář (Řešení na míru) 
• Helpdesk 
• Výkazy práce (Řešení na míru)

Změna se vyplatila

Přechod na SmartFP si v IT firmě chválí a chtějí ho ještě rozšířit. 

Kromě přímého propojení do účetního systému Helios plánují nasazení modulu Evidence majetku a zařízení. „Potřebujeme evidovat licence, které pro klienty spravujeme, a také hardware. Bylo by skvělé, kdyby při řešení požadavků náš odborník viděl, jaké zařízení klient používá,“ dodává Martin Brabenec. 

„Takto reaguje řada klientů. Často i sami zaměstnanci firmy přichází s nápady, jakou další práci by jim SmartFP mohl ušetřit. Místo velkých změn a implementace robustního řešení proto vždy doporučujeme začít postupně třeba jedním modulem. Jakmile vidíte, že funguje a lidé se s ním sžili, implementujte další. To SmartFP pohodlně umožňuje,“ uzavírá Lukáš Pavlík.

SmartFP pomůže i vaší firmě. Řekněte nám, co řešíte, a my už vymyslíme, jak vám to usnadníme.

Článek Případová studie VGD technologies se nejdříve objevil na SmartFP.

Eventová agentura Czech-IN známá hlavně jako C-IN pracuje v SmartFP od roku 2018. Začínali funkcemi pro schvalování faktur, postupně přidali moduly pro personalistiku a také rezervační systém. Přes něj se dnes na jejich akce registrují tisíce lidí. Ročně jim systém ušetří 8 pracovních míst a díky kompletně digitálním procesům je zachránil během lockdownu.

Tok papírových dokladů bylo těžké sledovat, přišel čas na digitalizaci

Cesta eventové agentury C-IN k systému SmartFP začala v roce 2018, kdy řešili problémy s papírovými fakturami. Proces schvalování dokladů začal zaostávat, protože faktury po firmě kolovaly fyzicky. V důsledku toho se ztrácely, zasekávaly se u různých lidí nebo se nedostaly do účtárny, která je musela hledat.

„Uznali jsme, že je čas proces optimalizovat a přenést oběh faktur do elektronické podoby. Když jsme hledali řešení, vedli jsme diskuze o SAPu nebo různých CRM, ale zjistili jsme, že tyto systémy jsou pro nás příliš robustní a customizace nákladná. Nakonec jsme dostali od jiných firem doporučení na SmartFP,“  říká Tomáš Maxa, Managing Partner ve firmě Czech-IN.

V C-INu měli na řešení tyto požadavky:

• nastavení schvalovacího procesu dle jejich potřeb,
• možnost nastavení rolí a kompetencí různých lidí ve schvalovacím procesu,
• schvalovací lhůty a notifikace,
• exporty dat a reporting,
• přístup odkudkoliv.

,,Modul pro evidenci a schvalování faktur jsme už v roce 2018 měli připravený, takže jsme ho pro C-IN pouze upravili dle jejich schvalovacího workflow. Díky tomu měli hotový systém k dispozici do 2 měsíců od chvíle, kdy nás oslovili, včetně testování,“popisuje Dalibor Němec, zakladatel SmartFP.

Přínos SmartFP pro firmu C-IN ve čtyřech bodech:

• Díky modulu Rezervační systém ušetří 8 pracovních míst v administrativě.
• Modul Schvalování faktur několikanásobně zrychlil schvalovací procesy.
• Zaměstnanci mají do systému přístup i z domu nebo z terénu.
• Nové moduly a úpravy na míru jsou v systému připravené do 2 měsíců včetně testování.

SmartFP schvalovací procesy několikanásobně zrychlil a faktury se už neztrácí

Požadavkem C-INu bylo, aby proces schvalování faktur probíhal stejně jako doposud, jen v on-line prostředí. Dříve fungoval proces tak, že když recepční přišla faktura, umístila její fyzickou kopii do přihrádky dotyčného manažera, který si ji vyzvedl, schválil a poslal dál.

Dnes faktury chodí na speciální e-mailovou schránku, odkud je systém načte a posune do schvalovacího procesu. Podle toho, kterého oddělení se faktura týká, ji systém přiřadí prvnímu schvalovateli. Na doklad ke schválení upozorní schvalovatele e-mailová notifikace. Jakmile ho dotyčný v aplikaci schválí, systém ho předá dalšímu zaměstnanci v procesu, až konečně doputuje na účtárnu.

V C-INu dnes přes SmartFP řeší oběh přijatých i vydaných faktur. Systém mají propojený s účetním systémem Pohoda. Díky tomu například v evidenci faktur v reálném čase vidí, zda už je doklad uhrazený.

,,Klientů se ptáme na další systémy a nástroje, které ve firmě používají. Umíme je propojit se SmartFP, aby se data přenášela automaticky a nikdo je nemusel přepisovat nebo hlídat, zda jsou stále aktuální,“ doplňuje Lukáš Pavlík, projektový manažer SmartFP.

V evidenci faktur lidé z finančního oddělení také rychle vidí, u koho se zrovna která faktura nachází. Proces schvalování je rychlejší a nemůže se stát, že se digitální faktura ztratí. Navíc v systému najdou kompletní historii oběhu dokladů, jako například přesné časy:

• kdy faktura přišla,
• kdy se dostala k projektovému manažerovi,
• kdy ji schválil
• nebo kdy ji dostala účtárna.

Velká a nečekaná výhoda systému se ukázala v roce 2020: „Když začal první lockdown, líbali jsme si ruce, že jsme systém zavedli už před lety. S papírovými fakturami bychom na home office pracovat nemohli, zatímco v on-line prostředí SmartFP se pro nás prakticky nic nezměnilo,“ vzpomíná Tomáš Maxa.

SmartFP postupně rozšířili o moduly pro personalistiku a rezervaci akcí

Rádi říkáme, že systém SmartFP je skládačka různých aplikací, ze kterých si klient vybere pouze ty, které ke své práci potřebuje. A C-IN je toho důkazem. Po úspěšné implementaci modulu pro schvalování faktur se rozhodli přidat do systému další moduly dle svých aktuálních potřeb, jmenovitě:

• HR modul,
• evidenci smluv 
• rezervační systém

„Přidání HR modulu vyšlo ze stejné potřeby jako schvalování faktur. Docházku i veškerou zaměstnaneckou agendu jsme předtím evidovali v excelových tabulkách, což bylo nepřehledné, informace se složitě dohledávaly a zvyšovalo to administrativní zátěž,“ říká Tomáš Maxa.

Vždy když od C-INu přišel požadavek na doplnění dalšího modulu, měli jsme ho připravený k používání do 1 až 2 měsíců včetně testování.

Zaměstnanci si docházku evidují odkudkoliv

Díky modulu HR Manager řeší personalisté z C-INu na jednom místě: 

• evidenci zaměstnanců (u každého člověka evidují podklady pro mzdy, typ úvazku, platový růst apod.),
• evidenci a schvalování dovolených,
• výkazy práce pro klienty,
• docházku nebo BOZP agendu.

„Naši zaměstnanci mají neomezenou možnost home office, a protože pořádáme kongresy a konference, spousta z nich pracuje v terénu. Proto je nezbytné, aby si docházku a další agendu mohli spravovat odkudkoliv, třeba z mobilu na konferenci. Díky SmartFP to funguje bez problému. Docházku si na pár ťuknutí zaevidují,“  říká Tomáš Maxa.

V rezervačním systému SmartFP plánují akce i pro desítky tisíc lidí

Rezervační systém od SmartFP funguje jako webová aplikace, přes kterou se účastníci registrují na akce pořádané C-INem, přičemž:

• webové rozhraní pro registraci je integrované na web C-INu, ale mohou ho umístit i na web klienta, pro kterého konferenci pořádají,
• účastníci si v systému vyberou služby navíc jako například občerstvení,
• systém je propojený s platební bránou, takže účastníky ihned přesměruje k zaplacení jako na klasickém e-shopu.

Hlavním přínosem rezervačního modulu je snížení administrativní zátěže pro C-IN. Dříve registrace účastníků řešili přes e-maily, na což by dnes potřebovali trojnásobek administrativních pracovníků.

„Organizujeme stále větší akce, aktuálně třeba jednu pro desítky tisíc lidí. Kdybychom registrace přijímali přes e-maily, potřebovali bychom 12 lidí na full time jenom pro tuto agendu. Náklady na mzdy by nám stouply o miliony korun ročně. Díky SmartFP vše v pohodě zvládáme s čtyřčlenným týmem,“ říká Tomáš Maxa.

Součástí rezervačního systému je i administrativní část, ve které mají v C-INu přehled o všech přihlášených. Snadno z něj pro klienta vytvoří reporty a na jednom místě vidí všechny nezbytné informace pro organizování eventu jako aktuální obsazenost nebo specifické požadavky na jídlo.

„Každý náš klient může mít na rezervaci jiné požadavky. Proto je super, že je SmartFP snadno upravitelný systém a ve většině případů ho dokážeme klientovým potřebám přizpůsobit sami. U specifičtějších typů akcí se pak můžeme včas obrátit na vývojáře ze SmartFP, kteří nám systém do pár týdnů upraví,“ říká Tomáš Maxa.

Firma C-IN používá v našem modulárním systému SmartFP tato řešení

• Schvalování faktur
• HR Manager
• Evidence smluv
• Rezervační systém

SmartFP zjednodušilo chod agentury C-IN modul za modulem

Systém SmartFP kompletně změnil a zefektivnil chod eventové agentury C-IN. ,,Firma je typickým příkladem našeho klienta.  Začali jedním modulem, a když potřebovali zjednodušit další procesy, ozvali se, že chtějí do systému přidat nové funkce. Ve SmartFP to není žádný problém. Navíc jakmile uživatelé ovládají jeden modul, snadno se naučí používat i všechny další – mají totiž stejnou logiku,“ popisuje Dalibor Němec výhodu modulového řešení SmartFP. 

Kromě přínosů jednotlivých modulů ale  v C-IN oceňují i systém jako celek. „Líbí se mi, že je systém jednoduchý, přehledný, snadno upravitelný a jsou v něm pouze funkce, které pro práci reálně využijeme. To je jeden z důvodů, proč jsme nechtěli jít do robustnějšího ERP systému. Zahltil by nás funkcemi, které bychom nevyužili,“ hodnotí Tomáš Maxa.

SmartFP mají v plánu rozšiřovat o nové moduly i nadále. Aktuálně například zvažují modul Cestovní příkazy ale i modul pro hodnocení zaměstnanců. 

Věříme, že SmartFP zjednoduší procesy i vám. Řekněte nám, co ve firmě řešíte, a my už vymyslíme, jak vám to usnadníme.

Článek Případová studie C-In se nejdříve objevil na SmartFP.

Botanický ústav Akademie věd České republiky je největším centrem botanického výzkumu v České republice. Vědci působí na českých i zahraničních pracovištích, proto ústav hledal způsob, jak je propojit a digitalizovat účetní i personální administrativu (například evidenci a schvalování faktur, smluv, docházku, žádanky o dovolenou, pracovní cesty a další).

Papíry se mezi pracovišti převážely v brašnách

Dokumenty posílané poštou a nechávané na recepcích. Občas ztracené nebo zapomenuté v šuplíku. Taková byla realita Botanického ústavu ještě v roce 2020. „Dlouhodobý tlak na změnu už byl neúnosný. Papírové dokumenty mezi našimi centry v Praze, Brně a Třeboni jsme posílali poštou nebo převáželi auty, v brašnách. U faktur jsme neměli kontrolu nad tím, kde se přesně nachází, nebo jestli neleží někde zapomenuté,“ popisuje situaci Lenka Doleželová, zástupkyně ředitele pro ekonomiku Botanického ústavu. 

Od nového řešení si na ústavu slibovali větší dohled a snadnější předávání dokumentů, tím pádem úsporu času a financí, a také žádné ztráty důležitých papírů. „Zároveň jsme doufali, že se nám podaří zautomatizovat některé procesy související s vyúčtováním dotací, kterých čerpáme spoustu,“ dodává Doleželová.

Co řeší Botanický ústav AV ČR

• 400 zaměstnanců na 11 odděleních ve 3 městech,
• potřeba sdílet dokumenty mezi pracovišti,
• evidence docházky, žádosti o dovolenou, schvalování home office,
• schvalování a vyúčtování pracovních cest,
• evidence a schvalování objednávek zodpovědnou osobou,
• jako státní instituce často pracuje s dotacemi a jejich vyúčtováním.

Systém, který se přizpůsobí

Doleželová měla od začátku jasnou představu, co všechno by nové řešení mělo splňovat.

Na ústavu potřebovali:

• software, který by dokázal využívat data napříč agendami,
• program, který se napojí na stávající účetní a personální systém Helios,
• řešení, které se přizpůsobí jejich požadavkům – a ne aby museli měnit zavedené procesy kvůli novému systému
• a systém, který bude intuitivní a zaměstnanci ho přijmou za svůj.

„Přesně jsme věděli, co chceme. Nechtěli jsme pasovat naše požadavky na krabicové systémy, u kterých by bylo nutné dělat ústupky. Znali jsme naše potřeby a lidé ze SmartFP na ně skvěle reagovali. Přizpůsobili nám základní moduly na míru a přitom dodrželi všechny plánované termíny,“ shrnuje Doleželová.

Přechod z papíru na elektronické procesy do půl roku

Nasazování všech modulů probíhalo paralelně a přechod z papíru na elektronické procesy trval necelý půlrok. „První fázi administrativy nám Gappex zvládl nasadit několik týdnů před covidovou pandemií. Z 93 % vše fungovalo na první dobrou. To považuji za skvělý výsledek,“ vzpomíná Doleželová.

U složitějších modulů, jako jsou například pracovní cesty propojené s výpočty a hromadným vykazováním, bylo potřeba nejdříve vyřešit procesní a logické fungování celé agendy. „Museli jsme do našich procesů vývojáře Gappexu detailně zapojit, abychom dosáhli naší představy. Zde se taky termíny realizace posunuly, ale výsledek jsme chtěli mít opravdu vymazlený,“ vysvětluje Doleželová.

Dohromady jsme pro Botanický ústav dodali a upravili na míru 20 modulů. Díky SmartFP teď:

• evidují a schvalují faktury nebo smlouvy on-line bez nutnosti si je předávat fyzicky nebo přemýšlet, komu fakturu na schválení přeposlat,
• on-line žádají o zapůjčení služebních aut, ale také o dovolenou nebo home office,
• evidují docházku i celé pracovní smlouvy a dohody,
• snadno vyúčtovávají pracovní cesty,
• uchovávají na jednom místě všechny doklady a přehledy plateb pro vnitropodnikové účetnictví,
• mají přehled o drobných výdajích i dlouhodobém majetku,
• sledují a reportují čerpání peněz z rozpočtu.

„To, že jsme zpracovávali ročně velké množství faktur jsme tušili, ale až díky SmartFP jsme zjistili, že jich je kolem 5 000 ks za rok. Dnes máme u každé faktury elektronickou stopu a vždy víme, v jakém stavu se faktura nachází,“ popisuje zástupkyně ředitele například přínos modulu faktur. 

Ten je pro Botanický ústav důležitý i vzhledem k jeho financování z dotací. „Faktury musíme nejen zaúčtovat, ale následně na jejich základě vykázat čerpání dotací. Díky SmartFP přeúčtování zvládneme během pár minut, což nám hodně usnadní práci,“chválí si Doleželová.

Systém usnadnil komunikaci a zabodoval u zaměstnanců

Digitalizace procesů šetří spoustu času i financí, zároveň umožnila mít přehled a systém ve všech procesech. Usnadnila fungování všem zaměstnancům. „Dřív si žádosti o pracovní cesty nebo jejich vyúčtování řešil každý sám a v papírové formě. Dnes schvalujeme vše elektronicky a zvládneme udělat i hromadné vyúčtování. Pokud jede na služebku celá skupina, jeden ji pak vyúčtuje za všechny,“ zmiňuje Doleželová další výhodu. 

Vedení zase oceňuje přehlednost a všechny druhy reportů, které si ze systému snadno vytáhne. SmartFP navíc umožňuje oboustrannou automatickou komunikaci se systémem Helios, takže není potřeba údaje přepisovat z jednoho programu do druhého. „Nemusíme dělat dvojí práci. Všichni zaměstnanci mají přístup do SmartFP, kde řeší svou agendu, v Heliosu pak pracují už jen účetní, personalisté a automaticky se jim tam přepisují údaje ze SmartFP,“ popisuje Doleželová. 

Nový systém přijali za svůj všichni zaměstnanci bez rozdílu věku. „Sami dokonce stále přichází s nápady, jak některé věci ještě vylepšit,“ dodává Doleželová. Na Botanickém ústavu tak nadále využívají toho, že místo krabicového řešení zvolili software na míru, který si sami mohou upravovat. „A co je nad naše síly, to vývojáři z Gappexu vyřeší za nás,“ uzavírá. 

Věříme, že SmartFP zjednoduší procesy i vám. Řekněte nám, co ve firmě řešíte, a my už vymyslíme, jak vám to usnadníme.

Článek Digitalizace Botanického ústavu: od listů papíru k on-line procesům se nejdříve objevil na SmartFP.